ανάγνωση σε: 15 λεπτά
Μια πυρκαγιά, μια πλημμύρα ή μια σοβαρή τεχνική βλάβη μπορεί να καταστρέψει μέσα σε λίγες ώρες λογιστικά αρχεία πολλών ετών. Σήμερα υπάρχει βέβαια ένα σημαντικό πλεονέκτημα: μεγάλο μέρος της οικονομικής πληροφορίας μπορεί να αναζητηθεί ξανά. Στο myDATA, στον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης, στις τράπεζες, στο λογιστικό γραφείο, στους πελάτες και στους προμηθευτές.
Αυτό δεν σημαίνει ότι το πρόβλημα λύθηκε.
Η ΔΕΔ 1432/2026 είναι χαρακτηριστική. Ανώνυμη εταιρεία με διπλογραφικό σύστημα υποστήριξε ότι τα λογιστικά της αρχεία είχαν καταστραφεί από μεγάλη δασική πυρκαγιά. Παράλληλα ανέφερε ότι τα κρίσιμα στοιχεία είχαν ανακτηθεί, ότι οι φορολογικές δηλώσεις είχαν υποβληθεί και ότι ο έλεγχος μπορούσε να πραγματοποιηθεί και από τα δεδομένα του myDATA.
Η ενδικοφανής προσφυγή απορρίφθηκε και παρέμειναν δύο πρόστιμα των 30.000 ευρώ, για τα φορολογικά έτη 2021 και 2022.
Το εύκολο συμπέρασμα θα ήταν ότι «το myDATA δεν αντικαθιστά τα βιβλία». Είναι σωστό ως γενική κατεύθυνση, αλλά δεν αρκεί για να αποδώσει τι πραγματικά συνέβη.
Η εταιρεία δεν κατάφερε να τεκμηριώσει επαρκώς τη συγκεκριμένη καταστροφή των λογιστικών αρχείων της και, ενώ υποστήριξε ότι είχε προχωρήσει στην ανάκτησή τους, δεν έθεσε στον έλεγχο τα ανακτηθέντα λογιστικά αρχεία και τα σχετικά παραστατικά.
Εκεί βρίσκεται η ουσία της υπόθεσης.
Από την πυρκαγιά πρέπει να φτάσουμε στα συγκεκριμένα χαμένα αρχεία
Η εταιρεία είχε κληθεί να διαθέσει στον φορολογικό έλεγχο τα λογιστικά στοιχεία των ελεγχόμενων χρήσεων. Ζήτησε παράταση, η παράταση δόθηκε, όμως τα ζητηθέντα στοιχεία δεν προσκομίστηκαν ούτε μέσα στον πρόσθετο χρόνο.
Στη συνέχεια επικαλέστηκε ως λόγο ανωτέρας βίας την πυρκαγιά που είχε εκδηλωθεί στην περιοχή των εγκαταστάσεών της.
Μια μεγάλη φυσική καταστροφή μπορεί ασφαλώς να δημιουργήσει πραγματική αδυναμία συμμόρφωσης. Για να στηρίξει όμως συγκεκριμένη φορολογική παράβαση πρέπει να αποδειχθεί η σύνδεση του γεγονότος με τη συγκεκριμένη επιχείρηση και τη συγκεκριμένη απώλεια.
Δεν αρκεί, για παράδειγμα, να αποδεικνύεται ότι κάηκε η ευρύτερη περιοχή. Πρέπει να προκύπτει ότι επλήγησαν οι εγκαταστάσεις στις οποίες βρίσκονταν τα λογιστικά αρχεία, ποια αρχεία καταστράφηκαν και σε ποια έκταση.
Γι’ αυτό η αντιμετώπιση μιας σοβαρής απώλειας δεν αρχίζει όταν εμφανιστεί ένας έλεγχος έπειτα από χρόνια.
Αρχίζει την ημέρα του περιστατικού.
Η επίσημη καταγραφή από αρμόδια αρχή, η αυτοψία, η τεχνική έκθεση για τον εξοπλισμό, τα στοιχεία της ασφαλιστικής εταιρείας και η αναλυτική αποτύπωση του αρχείου που επηρεάστηκε μπορεί αργότερα να αποδειχθούν καθοριστικά.
Το ίδιο ισχύει για πλημμύρα, κλοπή ή άλλη σοβαρή καταστροφή. Πρέπει να μπορεί να αποδειχθεί όχι μόνο ότι συνέβη ένα έκτακτο γεγονός, αλλά και τι ακριβώς προκάλεσε στα λογιστικά αρχεία.
Η επίκληση ανωτέρας βίας δεν λειτουργεί επομένως ως γενική απαλλαγή. Χρειάζεται συγκεκριμένη πραγματική και αποδεικτική σύνδεση με την υποχρέωση που δεν κατέστη δυνατό να εκπληρωθεί.
Η απώλεια των βιβλίων είναι μεγαλύτερο πρόβλημα από την απώλεια των παραστατικών
Το άρθρο 3 των Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων δεν ζητά από την επιχείρηση να διαθέτει απλώς έναν φάκελο τιμολογίων.
Απαιτεί λογιστικό σύστημα στο οποίο καταγράφονται οι συναλλαγές και τα οικονομικά γεγονότα της οντότητας.
Σε μια διπλογραφική εταιρεία η πληροφορία είναι πολύ ευρύτερη από τις πωλήσεις και τις αγορές. Περιλαμβάνει πελάτες και προμηθευτές, τράπεζες, ταμείο, πάγια, αποσβέσεις, αποθέματα, δάνεια, απαιτήσεις, υποχρεώσεις, στοιχεία καθαρής θέσης, εγγραφές κλεισίματος και τις διαφορές λογιστικής και φορολογικής βάσης όπου υπάρχουν.
Το άρθρο 5 συμπληρώνει αυτή την εικόνα. Το σύστημα πρέπει να είναι αξιόπιστο και να επιτρέπει τις αναγκαίες συμφωνίες και ελεγκτικές επαληθεύσεις. Τα αρχεία πρέπει επίσης να είναι διαθέσιμα στις αρμόδιες αρχές όταν ζητηθούν.
Το άρθρο 7 προσθέτει την υποχρέωση διαφύλαξης.
Έχουμε λοιπόν διαφορετικά στάδια της ίδιας λογιστικής ευθύνης. Τα αρχεία δημιουργούνται και ενημερώνονται, διαφυλάσσονται και, όταν ζητηθούν, πρέπει να μπορούν να διατεθούν στον έλεγχο.
Μια εταιρεία μπορεί να είχε τηρήσει κανονικά τα βιβλία της μέχρι την ημέρα μιας πυρκαγιάς. Η μεταγενέστερη απώλειά τους δεν σημαίνει ότι δεν είχαν ποτέ τηρηθεί. Ανοίγει όμως αμέσως ένα άλλο ζήτημα: γιατί χάθηκαν, πώς είχαν διαφυλαχθεί και τι έγινε για να αποκατασταθούν.
Εκεί η ανάκτηση παραστατικών είναι μόνο η αρχή.
Αν βρεθούν ξανά τιμολόγια από διάφορες ηλεκτρονικές πηγές, έχει σωθεί ένα σημαντικό μέρος της αρχικής πληροφορίας. Σε μια διπλογραφική εταιρεία όμως πρέπει στη συνέχεια να ανασυσταθούν οι εγγραφές και τα υπόλοιπα, να συμφωνηθούν οι τράπεζες και οι καρτέλες, να επανελεγχθούν τα πάγια και οι αποσβέσεις, τα αποθέματα, οι υποχρεώσεις και οι εγγραφές τέλους χρήσης.
Ο στόχος δεν είναι να δημιουργηθεί ένας μεγάλος φάκελος με PDF παραστατικών.
Είναι να υπάρχει ξανά συνεκτική λογιστική πληροφορία που μπορεί να εξηγηθεί και να ελεγχθεί.
Το myDATA είναι πολύτιμη πηγή, αλλά έχει διαφορετικό ρόλο
Εδώ χρειάζεται η μεγαλύτερη προσοχή στις διατυπώσεις.
Το myDATA μπορεί να βοηθήσει αποφασιστικά μετά από απώλεια αρχείων. Μέσα από τα διαβιβασμένα δεδομένα μπορούν να εντοπιστούν συναλλαγές, ποσά και αντισυμβαλλόμενοι και να αναζητηθούν ξανά παραστατικά.
Μαζί με τα αρχεία του παρόχου, τις τραπεζικές κινήσεις και τα δεδομένα πελατών και προμηθευτών μπορεί να αποτελέσει βασικό μέρος μιας σοβαρής διαδικασίας ανασύστασης.
Αυτό όμως δεν μετατρέπει το myDATA σε ολόκληρο το διπλογραφικό σύστημα της επιχείρησης.
Η ίδια η φορολογική νομοθεσία κάνει μια ενδιαφέρουσα διάκριση. Για φορολογούμενο που τηρεί απλογραφικό σύστημα υπάρχει ειδική πρόβλεψη σύμφωνα με την οποία, υπό τις νόμιμες προϋποθέσεις, δεν απαιτείται να δοθεί αντίγραφο των βιβλίων για φορολογικά έτη στα οποία έχουν διαβιβαστεί στο myDATA όλες οι σχετικές πληροφορίες εσόδων και εξόδων.
Η συγκεκριμένη ρύθμιση αφορά τα απλογραφικά.
Δεν αποτελεί γενικό κανόνα απαλλαγής για μια διπλογραφική εταιρεία.
Και αυτό έχει λογιστική εξήγηση. Το περιεχόμενο της διπλογραφικής παρακολούθησης είναι σαφώς ευρύτερο από τα δεδομένα των παραστατικών που διαβιβάζονται στην πλατφόρμα.
Δεν πρέπει όμως να πάμε ούτε στο αντίθετο άκρο.
Η ΔΕΔ 1432/2026 δεν σημαίνει ότι το myDATA δεν έχει καμία ελεγκτική ή αποδεικτική αξία.
Ο ισχύων ΚΦΔ προβλέπει ότι η βαριά κύρωση μπορεί, υπό τις προϋποθέσεις της διάταξης, να μην επιβληθεί όταν η κατάσταση δεν επηρεάζει τη φορολογική συμμόρφωση ή όταν με άλλο πρόσφορο μέσο μπορεί να προσδιοριστεί η φορολογητέα ύλη και οι αντίστοιχες φορολογικές υποχρεώσεις.
Τα δεδομένα του myDATA μπορούν να αποτελούν μέρος αυτής της συνολικής εικόνας.
Η ουσία βρίσκεται στο αν η πληροφορία είναι πραγματικά επαρκής.
Αν ο έλεγχος έχει στη διάθεσή του myDATA, τραπεζικές κινήσεις, στοιχεία παρόχου, παραστατικά αντισυμβαλλομένων και ένα ανασυσταθέν λογιστικό αρχείο που συμφωνεί με τις φορολογικές δηλώσεις, έχουμε μία συγκεκριμένη πραγματική κατάσταση.
Αν απλώς δηλώνεται ότι «όλα βρίσκονται στο myDATA», έχουμε άλλη.
Στη ΔΕΔ 1432/2026 υπήρχε ένα ακόμη πιο συγκεκριμένο πρόβλημα: η εταιρεία επικαλέστηκε ανάκτηση λογιστικών αρχείων, αλλά δεν τα παρέδωσε.
Αυτό δεν πρέπει να χαθεί μέσα στον γενικό τίτλο της απόφασης.
Η ανασύσταση ολοκληρώνεται στις συμφωνίες
Ας υποθέσουμε ότι μια ΑΕ χάνει από πυρκαγιά τον τοπικό server και μέρος του φυσικού αρχείου.
Από το myDATA ανακτά τις διαβιβασμένες συναλλαγές. Ο πάροχος διαθέτει τα ηλεκτρονικά τιμολόγια. Οι τράπεζες αποστέλλουν τις κινήσεις λογαριασμών. Οι προμηθευτές ξαναστέλνουν παραστατικά και το λογιστικό γραφείο διαθέτει προηγούμενα ισοζύγια και άλλες καταστάσεις.
Υπάρχει πλέον πολύ σοβαρή βάση αποκατάστασης.
Η λογιστική εργασία όμως δεν έχει τελειώσει.
Χρειάζεται να αποκατασταθούν οι λογαριασμοί και να ελεγχθούν τα υπόλοιπα. Οι τράπεζες να συμφωνήσουν. Οι πελάτες και οι προμηθευτές να επανελεγχθούν. Το μητρώο παγίων να συνδεθεί ξανά με τις λογιστικές αξίες και τις αποσβέσεις. Τα αποθέματα, τα δάνεια και οι υπόλοιπες υποχρεώσεις να επαληθευτούν. Οι εγγραφές κλεισίματος να ανασυσταθούν όπου είναι δυνατό.
Και ό,τι δεν μπορεί να ανακτηθεί πρέπει να καταγραφεί συγκεκριμένα.
Οι συμφωνίες είναι ουσιαστικά το σημείο στο οποίο διαπιστώνεται αν η ανάκτηση είναι πλήρης ή αν εξακολουθούν να υπάρχουν κενά.
Αυτό είναι λογιστική εργασία. Δεν είναι απλή τεχνική επαναφορά αρχείων.
Η σωστή διαφύλαξη αρχίζει πριν από οποιαδήποτε καταστροφή
Το πιο χρήσιμο συμπέρασμα της απόφασης βρίσκεται ίσως πριν από το ίδιο το συμβάν.
Τα λογιστικά αρχεία μπορούν να διαφυλάσσονται ηλεκτρονικά, αρκεί να μπορούν να αναζητηθούν, να αναπαραχθούν και να τεθούν στη διάθεση του ελέγχου.
Η ηλεκτρονική αποθήκευση όμως είναι ασφαλής μόνο όταν έχει σχεδιαστεί σωστά.
Αν ο βασικός server και το αντίγραφο ασφαλείας βρίσκονται στην ίδια εγκατάσταση, μια πυρκαγιά μπορεί να καταστρέψει και τα δύο.
Το backup πρέπει να προστατεύεται και από τον κίνδυνο που απειλεί το πρωτογενές αρχείο.
Εξίσου σημαντικό είναι να έχει δοκιμαστεί η ανάκτηση.
Άλλο να δημιουργείται καθημερινά ένα αντίγραφο και άλλο να γνωρίζουμε ότι από αυτό μπορεί πράγματι να επανέλθει το λογιστικό σύστημα σε λειτουργική μορφή.
Η επιχείρηση πρέπει επίσης να γνωρίζει πού βρίσκεται κάθε τμήμα της πληροφορίας. Τι διατηρεί το ERP, τι το λογιστικό γραφείο, τι ο πάροχος, τι βρίσκεται σε εξωτερική αποθήκευση και τι υπάρχει αποκλειστικά στις εγκαταστάσεις της.
Η ανάθεση της λογιστικής λειτουργίας σε εξωτερικό συνεργάτη δεν αφαιρεί τη συνολική ευθύνη της διοίκησης για την οργάνωση και αξιοπιστία του λογιστικού συστήματος.
Αυτό αποκτά πραγματική σημασία όταν πρέπει να ξαναστηθεί το αρχείο μέσα σε λίγες ημέρες.
Όταν έχει ξεκινήσει ο έλεγχος, δεν αφήνουμε την προθεσμία να περάσει
Ο σημερινός ΚΦΔ προβλέπει συγκεκριμένη υποχρέωση ανταπόκρισης όταν ζητούνται πληροφορίες ή λογιστικά αρχεία.
Αν υπάρχει αντικειμενική δυσκολία, πρέπει να αντιμετωπιστεί όσο η προθεσμία είναι ενεργή.
Ο έλεγχος ενημερώνεται, παρουσιάζονται τα σχετικά αποδεικτικά και ζητείται πρόσθετος χρόνος όπου πράγματι χρειάζεται.
Όσα στοιχεία έχουν ήδη ανακτηθεί είναι ασφαλέστερο να τίθενται στη διάθεση της υπηρεσίας, αντί να περιμένει η επιχείρηση να ολοκληρωθεί μια αόριστη διαδικασία συνολικής αποκατάστασης.
Η ΔΕΔ 1432/2026 είναι χαρακτηριστική και ως προς αυτό.
Παράταση δόθηκε.
Το κρίσιμο πρόβλημα παρέμεινε, επειδή ούτε μετά την παράταση εμφανίστηκαν τα στοιχεία που η ίδια η εταιρεία υποστήριζε ότι είχαν ανακτηθεί.
Το οικονομικό αποτέλεσμα δείχνει πόσο σοβαρό είναι το θέμα. Δύο ελεγχόμενα έτη οδήγησαν σε συνολικό πρόστιμο 60.000 ευρώ.
Η διαφύλαξη των λογιστικών δεδομένων επομένως δεν είναι αρμοδιότητα που μπορεί να παραμένει αποκλειστικά «στο IT».
Είναι λογιστικός και φορολογικός κίνδυνος.
Το ίδιο ισχύει και για τη διάρκεια διατήρησης. Η πενταετία των ΕΛΠ δεν πρέπει να χρησιμοποιείται μηχανικά ως ημερομηνία αυτόματης καταστροφής του αρχείου. Πριν από οποιαδήποτε διαγραφή πρέπει να έχει ελεγχθεί αν άλλη φορολογική υποχρέωση, ενεργός έλεγχος ή εκκρεμής υπόθεση απαιτεί μεγαλύτερη διαφύλαξη.
Η υπόθεση τελικά δεν αποδεικνύει ότι η ψηφιοποίηση απέτυχε.
Αποδεικνύει ότι η ψηφιοποίηση από μόνη της δεν είναι λογιστική οργάνωση.
Το myDATA, οι πάροχοι, οι τράπεζες και τα απομακρυσμένα αντίγραφα μπορούν να διασώσουν τεράστιο μέρος της πληροφορίας έπειτα από μια καταστροφή. Χρειάζεται όμως κάποιος να ενώσει ξανά αυτά τα δεδομένα, να κάνει τις συμφωνίες, να εντοπίσει τα κενά και να δημιουργήσει λογιστικά αρχεία που μπορούν να εξηγήσουν τις δηλώσεις και να ελεγχθούν.
Για τον λογιστή εκεί βρίσκεται η ουσία.
Η επιχείρηση πρέπει να μπορεί να αποδείξει τι συνέβη, τι χάθηκε και τι ανακτήθηκε. Και η ανάκτηση πρέπει κάποια στιγμή να πάψει να είναι μια συλλογή δεδομένων από διαφορετικές πλατφόρμες και να γίνει ξανά λογιστικό σύστημα.
Αυτό είναι τελικά πολύ πιο σημαντικό από το να γνωρίζουμε απλώς ότι «υπάρχει κάπου ένα backup».
Πηγές – Τεκμηρίωση
- ΔΕΔ 1432/2026
- Ν. 4308/2014, άρθρα 3, 5 και 7
- Ν. 5104/2024, άρθρα 13, 14, 27, 29, 53, 57 και 71
- Ν. 4987/2022, άρθρο 54Ε
- Ε.2028/2023
- ΕΛΤΕ, Λογιστική Οδηγία εφαρμογής του ν. 4308/2014
- Α.1138/2020, όπως ισχύει