ανάγνωση σε: 6 λεπτά
Νικόλαος Σπυρόπουλος, Προγραμματιστής – Αναλυτής, Γραμματέας Επιτροπής Πληροφορικής και Νέων Τεχνολογιών του ΕΕΑ, Σύμβουλος Ψηφιακών Συναλλαγών ΠΑΕΛΟ, Συγγραφέας και Αρθρογράφος
Η δωρεάν διάθεση δεν σημαίνει ότι τα αγαθά εξαφανίζονται από τα βιβλία ή ότι μπορούν να μεταφερθούν χωρίς τεκμηρίωση.
Καθώς πλησιάζει η περίοδος των εορταστικών δώρων, πολλές επιχειρήσεις οργανώνουν αποστολές σε πελάτες, συνεργάτες και προμηθευτές. Ένα καλάθι προϊόντων, ένα εταιρικό δώρο ή ένα δείγμα μπορεί να είναι μια απλή κίνηση καλής θέλησης. Για την επιχείρηση, όμως, υπάρχει και μια πρακτική πλευρά: τα αγαθά φεύγουν από μια εγκατάσταση, μεταφέρονται και παραδίδονται κάπου συγκεκριμένα.
Εκεί συχνά δημιουργείται σύγχυση. Εφόσον δεν υπάρχει πώληση και δεν εισπράττεται τίμημα, θεωρείται ότι δεν χρειάζεται να καταγραφεί η κίνηση. Όμως η απουσία τιμήματος δεν σημαίνει ότι δεν υπάρχει διακίνηση αποθεμάτων που πρέπει να τεκμηριωθεί.
Η ψηφιακή παρακολούθηση διακίνησης έχει σχεδιαστεί ώστε να αποτυπώνει τη διαδρομή των αγαθών. Το πλαίσιο προβλέπει ως σκοπό διακίνησης τη «Δωρεάν διάθεση», δίπλα σε άλλες περιπτώσεις όπως ο δειγματισμός, η έκθεση και η επιστροφή. Έτσι, η επιχείρηση μπορεί να καταγράψει με σαφήνεια ότι τα προϊόντα δεν αποστέλλονται για πώληση, αλλά ως δώρα.
Τι χρειάζεται να προσέξει η επιχείρηση
Πριν φύγουν τα δώρα, πρέπει να είναι σαφές ποια είδη αποστέλλονται, σε ποιες ποσότητες, από ποιο σημείο και προς ποιον προορισμό. Η περιγραφή της διακίνησης πρέπει να ανταποκρίνεται στην πραγματική αιτία της μεταφοράς. Όταν πρόκειται για εταιρικό δώρο, η δωρεάν διάθεση δεν πρέπει να καταχωρίζεται σαν να πρόκειται για πώληση, ούτε να μένει αδιευκρίνιστη.
Για τις διακινήσεις που υπάγονται στην υποχρέωση ψηφιακής έκδοσης, το παραστατικό αποστολής εκδίδεται και διαβιβάζεται πριν αρχίσει η μεταφορά. Το ψηφιακό πλαίσιο δεν παρακολουθεί μόνο αν υπήρξε έσοδο· αποτυπώνει και την κίνηση αγαθών που δεν έχουν τιμολογηθεί.
Χρειάζεται, παράλληλα, να ξεχωρίζουμε το παραστατικό διακίνησης από τα φορολογικά και λογιστικά ζητήματα της δωρεάν διάθεσης. Η καταγραφή της μεταφοράς δεν απαντά από μόνη της αν απαιτείται άλλο παραστατικό ή ποιος είναι ο σωστός χειρισμός ως προς τον ΦΠΑ και τη λογιστική απεικόνιση. Αυτά εξετάζονται χωριστά, ανάλογα με το είδος του αγαθού, την αξία του και τις περιστάσεις της παροχής.
Η οργάνωση αποτρέπει τα λάθη της τελευταίας στιγμής
Στην πράξη, τα προβλήματα εμφανίζονται όταν τα δώρα ετοιμάζονται βιαστικά: οι ποσότητες αλλάζουν, διαφορετικοί παραλήπτες εξυπηρετούνται από την ίδια αποστολή ή η αποστολή γίνεται μέσω μεταφορικής χωρίς να έχουν συγκεντρωθεί εγκαίρως τα απαραίτητα στοιχεία. Τότε είναι πιο πιθανό να εκδοθεί λάθος παραστατικό ή να μην υπάρχει αντιστοιχία ανάμεσα σε όσα καταγράφηκαν και σε όσα τελικά παραδόθηκαν.
Μια οργανωμένη διαδικασία ξεκινά από την αποθήκη και την εμπορική διαχείριση. Η επιχείρηση χρειάζεται ενημερωμένη εικόνα για τα διαθέσιμα είδη, καταχώριση των ποσοτήτων που προορίζονται για δωρεάν διάθεση και σαφή συσχέτιση κάθε αποστολής με τον παραλήπτη και τον τόπο παράδοσης. Έτσι, η κίνηση αντιμετωπίζεται ως μέρος της καθημερινής λειτουργίας.
Η υποχρεωτική εφαρμογή της δεύτερης φάσης ψηφιακής παρακολούθησης διακίνησης έχει οριστεί από την ΑΑΔΕ για την 1η Ιανουαρίου 2027. Η φάση αυτή περιλαμβάνει δεδομένα φόρτωσης, μεταφόρτωσης, παραλαβής και ποσοτικού ελέγχου. Η προετοιμασία, επομένως, δεν αφορά μόνο την έκδοση του αρχικού παραστατικού, αλλά και την καλύτερη οργάνωση της διαδρομής και της παραλαβής.
Από την αποστολή στην ενιαία εικόνα της επιχείρησης
Η ψηφιακή καταγραφή των δώρων μπορεί να ενταχθεί στην καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης, από την επιλογή των ειδών μέχρι την ενημέρωση της αποθήκης και την ολοκλήρωση της παράδοσης. Το επιχειρηματικό δώρο παραμένει μια ανθρώπινη κίνηση. Όταν όμως συνοδεύεται από σωστή καταχώριση, η επιχείρηση γνωρίζει τι έστειλε, σε ποιον και για ποιον σκοπό. Και αυτή η καθαρή εικόνα είναι που κάνει τη διαφορά, ιδιαίτερα όταν η ψηφιακή παρακολούθηση επεκτείνεται σε κάθε στάδιο της διακίνησης.
Συντακτική σημείωση: Το άρθρο βασίζεται στις Α.1122/2024, Α.1123/2024, Α.1198/2026 και Α.1233/2026, καθώς και στις σχετικές διευκρινίσεις της ΑΑΔΕ, η οποία όρισε την έναρξη της Φάσης Β1 την 1η Ιανουαρίου 2027. Ο έλεγχος αφορά τα σημεία αυτά και δεν αποτελεί πλήρη νομική ή φορολογική γνωμοδότηση.