ανάγνωση σε: 7 λεπτά
Υποκατάστημα με προσωπικό ! Πότε απαιτείται απογραφή εργοδότη, τι ισχύει για τη δήλωση νέου υποκαταστήματος και ποιος έλεγχος χρειάζεται πριν από την ΑΠΔ.
Μια επιχείρηση ανοίγει δεύτερο κατάστημα και ετοιμάζεται να προσλάβει προσωπικό. Έχει ήδη δηλώσει τη νέα εγκατάσταση στην ΑΑΔΕ και θεωρεί ότι μπορεί να προχωρήσει κανονικά.
Υπάρχει, όμως, μια ασφαλιστική υποχρέωση που χρειάζεται προσοχή: η καταχώριση του υποκαταστήματος στον e-ΕΦΚΑ.
Το θέμα αφορά τόσο τις εταιρείες όσο και τις ατομικές επιχειρήσεις. Εκείνο που διαφέρει είναι ο τρόπος με τον οποίο απογράφονται αρχικά ως εργοδότες.
Τι ισχύει για τις εταιρείες
Για τις ΟΕ, ΕΕ, ΕΠΕ, ΑΕ, ΙΚΕ και τους αστικούς συνεταιρισμούς, ο e-ΕΦΚΑ προβλέπει αυτόματη απογραφή στο Μητρώο Εργοδοτών μέσω διασύνδεσης με το ΓΕΜΗ, μετά την ολοκλήρωση της σύστασης και την απόδοση ΑΦΜ και αριθμού ΓΕΜΗ.
Με τη διαδικασία αυτή η εταιρεία αποκτά Αριθμό Μητρώου Εργοδότη (ΑΜΕ), ακόμη και αν δεν απασχολεί εργαζομένους.
Η αυτόματη απογραφή, ωστόσο, δεν σημαίνει ότι έχουν καταχωριστεί και όλες οι πρόσθετες εγκαταστάσεις στις οποίες πρόκειται να απασχοληθεί προσωπικό.
Όταν μια εταιρεία διατηρεί περισσότερα καταστήματα ή υποκαταστήματα με εργαζομένους, οφείλει να τα δηλώνει στον e-ΕΦΚΑ.
Τι ισχύει για τις ατομικές επιχειρήσεις
Στις ατομικές επιχειρήσεις η αρχική απογραφή γίνεται διαφορετικά, χωρίς την αυτόματη διαδικασία που προβλέπεται για τις παραπάνω εταιρικές μορφές μέσω ΓΕΜΗ.
Ο επιχειρηματίας που πρόκειται να απασχολήσει προσωπικό και δεν διαθέτει ακόμη ΑΜΕ χρησιμοποιεί την ηλεκτρονική υπηρεσία «Απογραφή Φυσικού Προσώπου στο Μητρώο Εργοδοτών» του e-ΕΦΚΑ.
Η υπηρεσία καλύπτει την αρχική απογραφή φυσικού προσώπου που απασχολεί προσωπικό στην έδρα ή σε παράρτημά του.
Αν όμως η ατομική επιχείρηση διαθέτει ήδη ΑΜΕ και θέλει να δηλώσει απασχόληση σε νέο υποκατάστημα, η επίσημη διαδικασία προβλέπει προσέλευση στην αρμόδια Τοπική Διεύθυνση e-ΕΦΚΑ της έδρας της.
Επομένως, για τις ατομικές επιχειρήσεις πρέπει να ξεχωρίζουμε δύο περιπτώσεις: την πρώτη απογραφή ως εργοδότη και τη μεταγενέστερη δήλωση νέου παραρτήματος.
Πότε πρέπει να δηλωθεί το υποκατάστημα
Για τις μεταβολές των στοιχείων του εργοδότη προβλέπεται, κατά κανόνα, προθεσμία γνωστοποίησης 30 ημερών.
Η έναρξη απασχόλησης προσωπικού σε παράρτημα αποτελεί ειδική περίπτωση. Η γνωστοποίηση απαιτείται με την έναρξη της απασχόλησης και όχι μέσα στη γενική προθεσμία των 30 ημερών.
Η δήλωση γίνεται στην αρμόδια Τοπική Διεύθυνση e-ΕΦΚΑ της έδρας της επιχείρησης, ανεξάρτητα από την περιοχή στην οποία βρίσκεται το υποκατάστημα.
Για τον λόγο αυτό, η διαδικασία πρέπει να οργανώνεται εγκαίρως και να μην αφήνεται για την πρώτη υποβολή της Αναλυτικής Περιοδικής Δήλωσης (ΑΠΔ).
Γιατί χρειάζεται προσοχή στην ΑΠΔ
Στην ΑΠΔ δεν αρκεί να χρησιμοποιείται ο σωστός ΑΜΕ. Πρέπει να δηλώνεται και ο αριθμός παραρτήματος που αντιστοιχεί στην εγκατάσταση όπου απασχολείται ο εργαζόμενος.
Σύμφωνα με τις οδηγίες του e-ΕΦΚΑ για την ΑΠΔ Κοινών Επιχειρήσεων, για την έδρα χρησιμοποιείται ο αριθμός 0000, ενώ για τις πρόσθετες εγκαταστάσεις ο αριθμός που έχει καταχωριστεί στο Μητρώο Εργοδοτών.
Δεν επιτρέπεται να δηλωθεί αριθμός παραρτήματος που δεν υπάρχει στο συγκεκριμένο μητρώο.
Αυτό σημαίνει ότι η καταχώριση ενός καταστήματος στην ΑΑΔΕ ή η δημιουργία του στο πρόγραμμα μισθοδοσίας δεν αρκεί για να θεωρηθεί ολοκληρωμένη και η ασφαλιστική του καταχώριση.
Ο έλεγχος που πρέπει να προηγείται της πρόσληψης
Ας υποθέσουμε ότι μια ΙΚΕ ή μια ατομική επιχείρηση με έδρα την Αθήνα ανοίγει νέο κατάστημα στη Θεσσαλονίκη και πρόκειται να προσλάβει δύο εργαζομένους.
Αν υπάρχει ήδη ΑΜΕ, το λογιστικό γραφείο πρέπει να ελέγξει την απαιτούμενη δήλωση του νέου υποκαταστήματος στον e-ΕΦΚΑ.
Αν πρόκειται για ατομική επιχείρηση που απογράφεται πρώτη φορά ως εργοδότης, ακολουθείται η αντίστοιχη ηλεκτρονική διαδικασία αρχικής απογραφής.
Στη συνέχεια χρειάζεται να επιβεβαιωθούν τα στοιχεία της εγκατάστασης, η ημερομηνία έναρξης απασχόλησης και ο αριθμός παραρτήματος που θα χρησιμοποιηθεί στην ΑΠΔ.
Παράλληλα, πραγματοποιούνται οι προβλεπόμενες δηλώσεις πρόσληψης στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Οι διαδικασίες αυτές είναι διακριτές. Η δήλωση στην ΑΑΔΕ δεν υποκαθιστά τη δήλωση στον e-ΕΦΚΑ, όπως και η ασφαλιστική καταχώριση δεν υποκαθιστά τις εργασιακές δηλώσεις.
Χρειάζεται επίσης να επιβεβαιώνεται ότι το υποκατάστημα έχει πράγματι καταχωριστεί στο Μητρώο Εργοδοτών και όχι απλώς ότι έχει υποβληθεί σχετικό αίτημα.
Εάν έχουν ήδη υποβληθεί ΑΠΔ με λανθασμένα στοιχεία εγκατάστασης, εξετάζεται χωριστά η ανάγκη διόρθωσης των ασφαλιστικών εγγραφών.
Για κάθε νέα εγκατάσταση στην οποία πρόκειται να απασχοληθεί προσωπικό, θεωρώ απαραίτητο να προηγείται ένας απλός έλεγχος από την επιχείρηση και το λογιστικό της γραφείο: υπάρχει σωστή εργοδοτική απογραφή, έχει δηλωθεί το υποκατάστημα και έχει επιβεβαιωθεί ο αριθμός που θα χρησιμοποιηθεί στην ΑΠΔ;
Η ύπαρξη ΑΜΕ επιβεβαιώνει την απογραφή του εργοδότη. Η σωστή καταχώριση του υποκαταστήματος εξασφαλίζει ότι το προσωπικό θα απεικονιστεί στην πραγματική εγκατάσταση απασχόλησής του.
Πηγές – Τεκμηρίωση
- e-ΕΦΚΑ — Επίσημες οδηγίες «Απογραφή» στο Μητρώο Εργοδοτών.
- e-ΕΦΚΑ — «Απογραφή Φυσικών Προσώπων», ηλεκτρονική αρχική απογραφή και δήλωση νέου παραρτήματος.
- e-ΕΦΚΑ — Γενικό Έγγραφο 100615/22.03.2021, ηλεκτρονική απογραφή φυσικών προσώπων.
- e-ΕΦΚΑ — Γενικό Έγγραφο 174064/17.05.2021, απογραφή νομικών προσώπων μέσω ΓΕΜΗ.
- Κανονισμός Διαδικασιών Ασφάλισης για την εφαρμογή της ΑΠΔ, άρθρο 11, όπως ισχύει.
- e-ΕΦΚΑ — Γενικό Έγγραφο 2120927/16.12.2025 και επίσημες οδηγίες συμπλήρωσης ΑΠΔ Κοινών Επιχειρήσεων.