ανάγνωση σε: 11 λεπτά
Τάσος Δουκέρης
Λογιστής – Φοροτεχνικός Α΄ Τάξης, Αντιπρόεδρος Πανελλήνιας Ένωσης Λογιστών – Οικονομολόγων Ελλάδος, Σύμβουλος Επιχειρήσεων & Ιδιωτών, Υπεύθυνος Λογιστικού Γραφείου «Σ. Κρητικός & Συνεργάτες»
Πότε απαιτείται εργοδοτική απογραφή, πώς γίνεται η ηλεκτρονική διαδικασία και τι πρέπει να ελέγξει ο λογιστής πριν από την πρόσληψη.
Μια ατομική επιχείρηση ετοιμάζεται να προσλάβει τον πρώτο της υπάλληλο. Μια νεοσύστατη ΙΚΕ βρίσκεται στην ίδια θέση. Και στις δύο περιπτώσεις πρέπει να εξασφαλιστεί η σωστή εργοδοτική εγγραφή στον e-ΕΦΚΑ, όμως η διαδικασία που ακολουθείται δεν είναι ίδια.
Στην ατομική επιχείρηση μπορεί να χρειάζεται ηλεκτρονική αίτηση απογραφής. Στις νεοσύστατες εταιρείες συγκεκριμένων νομικών μορφών, ο Αριθμός Μητρώου Εργοδότη (ΑΜΕ) αποδίδεται αυτοματοποιημένα μέσω της διασύνδεσης με το Γενικό Εμπορικό Μητρώο (ΓΕΜΗ).
Η διαφορά αυτή έχει πρακτική σημασία για τον λογιστή, καθώς ο έλεγχος της εργοδοτικής εγγραφής πρέπει να προηγείται της οργάνωσης των ασφαλιστικών υποχρεώσεων που δημιουργεί η πρώτη πρόσληψη.
Ατομική επιχείρηση: Πότε απαιτείται απογραφή
Ένας επαγγελματίας μπορεί να λειτουργεί για χρόνια χωρίς εργαζομένους. Έχει πραγματοποιήσει την έναρξή του στην ΑΑΔΕ, διαθέτει ενεργούς Κωδικούς Αριθμούς Δραστηριότητας (ΚΑΔ) και καταβάλλει τις προσωπικές ασφαλιστικές εισφορές του.
Αυτό δεν σημαίνει ότι διαθέτει και ΑΜΕ. Η προσωπική του ασφάλιση ως μη μισθωτού είναι διαφορετική από την εργοδοτική εγγραφή που χρειάζεται όταν πρόκειται να απασχολήσει προσωπικό.
Πριν ξεκινήσει η διαδικασία, πρέπει να εξακριβωθεί εάν υπάρχει παλαιότερη απογραφή. Επαγγελματίας που είχε προσλάβει εργαζομένους στο παρελθόν μπορεί να διαθέτει ήδη ΑΜΕ, ακόμη κι αν έχουν μεσολαβήσει αρκετά χρόνια χωρίς προσωπικό.
Στην περίπτωση αυτή ελέγχεται η υφιστάμενη εγγραφή και δεν υποβάλλεται αυτομάτως νέα αρχική αίτηση.
Πρακτικά βήματα: Πού γίνεται η απογραφή ατομικής επιχείρησης
Η διαδικασία πραγματοποιείται ηλεκτρονικά, χωρίς διοικητικό τέλος και χωρίς επισύναψη δικαιολογητικών στην κανονική ψηφιακή αίτηση.
Είσοδος στην εφαρμογή
Ο επιχειρηματίας επισκέπτεται το gov.gr και αναζητά την υπηρεσία «Απογραφή φυσικού προσώπου στο Μητρώο Εργοδοτών (e-ΕΦΚΑ)».
Εναλλακτικά, μπορεί να χρησιμοποιήσει τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες του e-ΕΦΚΑ, μέσω του περιβάλλοντος services.e-efka.gov.gr.
Στην αρχική οθόνη επιλέγει «Είσοδος Ασφαλισμένου», συνδέεται με τους προσωπικούς κωδικούς Taxisnet, ολοκληρώνει την απαιτούμενη επιβεβαίωση ταυτότητας και εισάγει τον ΑΜΚΑ του.
Δημιουργία και συμπλήρωση αίτησης
Από την ενότητα «Αιτήσεις» επιλέγει «Νέα αίτηση» και στη συνέχεια «Απογραφή +».
Η εφαρμογή αντλεί αυτόματα στοιχεία της επιχείρησης από τα διασυνδεδεμένα μητρώα. Εμφανίζονται η επαγγελματική έδρα, οι δραστηριότητες, τυχόν παραρτήματα, τα στοιχεία επικοινωνίας και τα στοιχεία του υπεύθυνου εργοδότη.
Ο χρήστης ελέγχει τις πληροφορίες και επιλέγει «Αποθήκευση».
Με την επιτυχή αποθήκευση αποστέλλεται ενημερωτικό μήνυμα στην ηλεκτρονική διεύθυνση που είναι καταχωρισμένη στα στοιχεία της επαγγελματικής έδρας.
Επιβεβαίωση ΑΜΕ
Το τελευταίο στάδιο για το λογιστήριο είναι να επιβεβαιώσει ότι ολοκληρώθηκε η απογραφή και έχει αποδοθεί ο Αριθμός Μητρώου Εργοδότη.
Δεν αρκεί να έχει αποθηκευτεί μια αίτηση. Χρειάζεται να διαπιστωθεί ότι η εργοδοτική εγγραφή είναι διαθέσιμη για τις ασφαλιστικές διαδικασίες που θα ακολουθήσουν.
Ποια στοιχεία μπορούν να δημιουργήσουν πρόβλημα
Η ηλεκτρονική απογραφή στηρίζεται στα στοιχεία που αντλεί από την ΑΑΔΕ και τα ασφαλιστικά μητρώα.
Η εφαρμογή πραγματοποιεί συγκεκριμένους ελέγχους. Πρόβλημα μπορεί να εμφανιστεί εάν δεν προκύπτει καταχωρισμένη έδρα, δεν υπάρχει ενεργός ΚΑΔ ή η ημερομηνία έναρξης δραστηριότητας προηγείται της ημερομηνίας έναρξης της επιχείρησης.
Απαραίτητο είναι επίσης τουλάχιστον ένα στοιχείο επικοινωνίας της επαγγελματικής έδρας.
Οι συγκεκριμένες πληροφορίες δεν διορθώνονται ελεύθερα μέσα από την αίτηση. Αν υπάρχει ασυμφωνία, ο λογιστής πρέπει να εντοπίσει από ποιο μητρώο προέρχεται και να εξετάσει την κατάλληλη διαδικασία διόρθωσης.
Σε περίπτωση αποτυχίας της ηλεκτρονικής απογραφής, ο επιχειρηματίας μπορεί να απευθυνθεί στην αρμόδια Τοπική Διεύθυνση του e-ΕΦΚΑ της έδρας του, στο Τμήμα Ασφάλισης και Εισφορών.
Γι’ αυτό έχει σημασία ο εργοδοτικός έλεγχος να ξεκινά μόλις προγραμματιστεί η πρόσληψη. Ένα πρόβλημα στα μητρώα μπορεί να χρειαστεί χρόνο για να αντιμετωπιστεί.
Εταιρείες: Πότε αποδίδεται αυτόματα ο ΑΜΕ μέσω ΓΕΜΗ
Στις εταιρείες η διαδικασία διαφέρει σημαντικά.
Από τον Απρίλιο του 2021 λειτουργεί αυτοματοποιημένη απογραφή νομικών προσώπων στο Μητρώο Εργοδοτών του e-ΕΦΚΑ, μέσω της διασύνδεσης με το ΓΕΜΗ.
Η διαδικασία καλύπτει Ομόρρυθμες Εταιρείες (ΟΕ), Ετερόρρυθμες Εταιρείες (ΕΕ), Εταιρείες Περιορισμένης Ευθύνης (ΕΠΕ), Ανώνυμες Εταιρείες (ΑΕ), Ιδιωτικές Κεφαλαιουχικές Εταιρείες (ΙΚΕ) και αστικούς συνεταιρισμούς που υπάγονται στο συγκεκριμένο καθεστώς.
Μετά την ολοκλήρωση της σύστασης μέσω Υπηρεσίας Μίας Στάσης και την απόδοση αριθμού ΓΕΜΗ και ΑΦΜ, τα στοιχεία διαβιβάζονται ηλεκτρονικά στον e-ΕΦΚΑ.
Το σύστημα ελέγχει εάν υπάρχει προηγούμενη εργοδοτική εγγραφή και, εφόσον ολοκληρωθεί επιτυχώς η διαδικασία, αποδίδει ΑΜΕ. Ο αριθμός γνωστοποιείται μέσω ΓΕΜΗ.
Επομένως, μια νεοσύστατη ΙΚΕ ή ΟΕ μπορεί να διαθέτει ΑΜΕ πριν ακόμη προσλάβει προσωπικό. Εάν η αυτόματη απογραφή έχει ολοκληρωθεί, δεν χρειάζεται νέα αρχική αίτηση αποκλειστικά λόγω της πρώτης πρόσληψης.
Πώς ελέγχει ο λογιστής τον ΑΜΕ μιας εταιρείας
Σε εταιρεία που συστάθηκε μέσω Υπηρεσίας Μίας Στάσης, ο έλεγχος ξεκινά από τα στοιχεία και τις ενημερώσεις της σύστασης στο ΓΕΜΗ.
Ο λογιστής αναζητά τον ΑΜΕ που γνωστοποιήθηκε μέσω της διασύνδεσης και επιβεβαιώνει ότι τα εργοδοτικά στοιχεία συμφωνούν με την εταιρική εγγραφή.
Για παράδειγμα, μια ΙΚΕ συστάθηκε τον Σεπτέμβριο και πρόκειται να προσλάβει τον πρώτο της εργαζόμενο τον Νοέμβριο. Εφόσον η αυτοματοποιημένη απογραφή ολοκληρώθηκε επιτυχώς, ο ΑΜΕ έχει ήδη αποδοθεί. Απομένει να επιβεβαιωθεί η εγγραφή και να οργανωθούν οι διαδικασίες πρόσληψης και ασφάλισης.
Αν ο αριθμός δεν εμφανίζεται ή υπάρχει ασυμφωνία, πρέπει να διερευνηθεί το πρόβλημα. Ο e-ΕΦΚΑ προβλέπει κατ’ εξαίρεση αντιμετώπιση από την αρμόδια υπηρεσία όταν δεν ολοκληρώνεται η αυτοματοποιημένη διαδικασία.
Η ολοκλήρωση της σύστασης στο ΓΕΜΗ δεν πρέπει, συνεπώς, να θεωρείται χωρίς έλεγχο απόδειξη ότι έχει ολοκληρωθεί και η εργοδοτική απογραφή.
Τι ισχύει για παλαιότερες εταιρείες
Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται στις εταιρείες που είχαν συσταθεί πριν από την εφαρμογή της αυτόματης απογραφής.
Μια παλαιότερη εταιρεία μπορεί να διαθέτει ΑΜΕ επειδή είχε απασχολήσει προσωπικό. Μπορεί όμως να μην είχε πραγματοποιήσει ποτέ εργοδοτική απογραφή ή να υπάρχουν εκκρεμότητες στα ασφαλιστικά της στοιχεία.
Πριν από την πρώτη πρόσληψη, ο λογιστής χρειάζεται να εξακριβώσει την πραγματική κατάσταση της εταιρείας στο Μητρώο Εργοδοτών.
Ειδικός έλεγχος απαιτείται επίσης για νομικά πρόσωπα που δεν περιλαμβάνονται στις προβλεπόμενες μορφές της αυτοματοποιημένης διαδικασίας.
Σημαντική είναι και μια ακόμη διάκριση: η εργοδοτική απογραφή της εταιρείας δεν ταυτίζεται με την προσωπική ασφαλιστική υπαγωγή των εταίρων ή των διαχειριστών της. Πρόκειται για διαφορετικές υποχρεώσεις, που εξετάζονται χωριστά.
Ο ΑΜΕ δεν ολοκληρώνει την πρόσληψη
Η απόδοση ΑΜΕ, είτε μέσω ψηφιακής αίτησης είτε αυτόματα από τη διασύνδεση με το ΓΕΜΗ, καλύπτει την εργοδοτική εγγραφή. Δεν αποτελεί δήλωση πρόσληψης εργαζομένου.
Η εργασιακή σχέση δηλώνεται χωριστά στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, με την προβλεπόμενη ψηφιακή αναγγελία έναρξης απασχόλησης, πριν από την ανάληψη εργασίας.
Ο λογιστής πρέπει να έχει ελέγξει τη σύμβαση, τις αποδοχές, το ωράριο και την ασφαλιστική υπαγωγή του εργαζομένου. Ανάλογα με τη δραστηριότητα και το καθεστώς απασχόλησης, εξετάζονται επίσης οι υποχρεώσεις Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας και επικουρικής ασφάλισης.
Ακολουθούν η μισθοδοσία, η υποβολή Αναλυτικής Περιοδικής Δήλωσης (ΑΠΔ) και η καταβολή των ασφαλιστικών εισφορών.
Ιδιαίτερη σημασία έχει και η πρόσβαση στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες. Η ύπαρξη ΑΜΕ δεν σημαίνει ότι το λογιστικό γραφείο διαθέτει αυτομάτως τις απαραίτητες πιστοποιήσεις και εξουσιοδοτήσεις για την υποβολή ΑΠΔ.
Ο έλεγχος αυτός πρέπει να έχει ολοκληρωθεί εγκαίρως, ώστε η πρώτη ασφαλιστική δήλωση να μην εξαρτάται από εκκρεμότητες πρόσβασης.
Νέο παράρτημα ή μεταφορά έδρας
Η προηγούμενη εργοδοτική απογραφή δεν σημαίνει ότι κάθε μεταγενέστερη μεταβολή ενημερώνει αυτόματα το ασφαλιστικό μητρώο.
Εάν η επιχείρηση ανοίγει νέο παράρτημα στο οποίο θα απασχοληθεί προσωπικό, μεταφέρει την έδρα της ή διακόπτει εγκατάσταση, πρέπει να εξετάζεται η απαιτούμενη ενημέρωση του Μητρώου Εργοδοτών.
Η αντίστοιχη μεταβολή στην ΑΑΔΕ ή στο ΓΕΜΗ δεν πρέπει να θεωρείται, χωρίς επιβεβαίωση, ότι ολοκληρώνει κάθε ασφαλιστική υποχρέωση.
Διαφορετικές διαδικασίες εφαρμόζονται στους εργοδότες οικοδομοτεχνικών έργων και στην απασχόληση που ασφαλίζεται με εργόσημο.
Η πρώτη πρόσληψη χρειάζεται έγκαιρο εργοδοτικό έλεγχο
Η προετοιμασία ξεκινά από τη νομική μορφή και την ασφαλιστική εικόνα της επιχείρησης.
Στην ατομική επιχείρηση