ανάγνωση σε: 24 λεπτά
Πώς κατεβάζουμε τις σημάνσεις, πώς ελέγχουμε μονά και «ορφανά» χτυπήματα, τι συγκρίνουμε με το ωράριο και πώς κλείνουμε σωστά τη μισθοδοσία
Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας έχει αλλάξει ουσιαστικά τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να δουλεύει το λογιστικό γραφείο.
Το δύσκολο σήμερα δεν είναι μόνο να γνωρίζουμε ποιος εργαζόμενος υποχρεούται να χρησιμοποιεί Κάρτα. Το πραγματικό πρόβλημα αρχίζει όταν ανοίγουμε το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και πρέπει να απαντήσουμε σε πολύ πιο πρακτικές ερωτήσεις.
Πού βρίσκονται όλες οι σημάνσεις; Πώς τις κατεβάζουμε μαζικά; Τι σημαίνει μία είσοδος χωρίς έξοδο; Γιατί το Ημερολόγιο Πραγματικής Απασχόλησης μπορεί να δείχνει διαφορετική εικόνα από αυτή που περιμέναμε; Τι κάνουμε όταν το πρόγραμμα είναι 09:00 έως 17:00 και η Κάρτα δείχνει 09:10 έως 18:10; Και πότε μπορούμε πραγματικά να κλείσουμε τη μισθοδοσία;
Αυτά είναι πλέον τα ερωτήματα που «καίνε» τον λογιστή.
Και για να απαντηθούν σωστά χρειάζεται πρώτα να ξεκαθαρίσουμε κάτι βασικό:
Δεν προσπαθούμε να κάνουμε τα στοιχεία να συμφωνήσουν. Πρώτα εξακριβώνουμε τι πραγματικά συνέβη.
Το πρώτο λάθος είναι να θεωρούμε ότι υπάρχει ένα μόνο «αρχείο Κάρτας»
Στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα πληροφορίας και το καθένα εξυπηρετεί διαφορετικό σκοπό.
Η Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας δείχνει τι είχε προγραμματιστεί. Εκεί βρίσκεται το δηλωμένο ωράριο, το ρεπό, η τηλεργασία, το διακεκομμένο ωράριο και γενικά η οργάνωση του χρόνου.
Οι δηλώσεις έναρξης και λήξης της Ψηφιακής Κάρτας είναι τα γεγονότα που πραγματικά διαβιβάστηκαν.
Το Ημερολόγιο Πραγματικής Απασχόλησης είναι το επόμενο επίπεδο. Το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ επεξεργάζεται τις δηλώσεις αυτές και δημιουργεί την εικόνα των διαστημάτων απασχόλησης.
Στη συνέχεια υπάρχουν οι μεταβολές του ωραρίου, οι υπερωρίες και η Μηνιαία Εργασιακή Κατάσταση, η οποία συγκεντρώνει σε μηνιαία βάση στοιχεία της εργασιακής σχέσης, της Ψηφιακής Οργάνωσης και της Κάρτας.
Άρα ο λογιστής δεν συγκρίνει απλώς μία ώρα εισόδου με μία μισθοδοτική κατάσταση.
Πρέπει να μπορεί να εξηγήσει τη διαδρομή από το πρόγραμμα μέχρι την πραγματική εργασία και από εκεί μέχρι τη δήλωση, την αμοιβή και την ασφάλιση.
Πώς κατεβάζουμε τις σημάνσεις από το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ
Για έναν εργαζόμενο ή μία συγκεκριμένη ημέρα μπορούμε να δουλέψουμε μέσα από τις οθόνες της Κάρτας Εργασίας και το Ημερολόγιο Πραγματικής Απασχόλησης.
Σε έναν ολόκληρο μήνα όμως αυτό δεν είναι πρακτικό.
Η σωστή αφετηρία είναι η ενότητα Εξαγωγή Στοιχείων του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και οι Αναλυτικές Δηλώσεις Έναρξης και Λήξης.
Τα σχετικά στοιχεία μπορούν να εξαχθούν σε αρχείο CSV.
Αυτό το αρχείο είναι ίσως το πιο χρήσιμο εργαλείο για μαζικό έλεγχο.
Το ανοίγουμε σε εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων και οργανώνουμε τις εγγραφές ανά εργαζόμενο, ημερομηνία αναφοράς και ώρα.
Αμέσως αρχίζουν να ξεχωρίζουν οι ημέρες που θέλουν προσοχή.
Παράδειγμα.
Ο εργαζόμενος Α έχει κάθε ημέρα μία είσοδο και μία έξοδο κοντά στο αναμενόμενο πρόγραμμα.
Ο εργαζόμενος Β έχει την Τρίτη μόνο είσοδο στις 09:02.
Ο εργαζόμενος Γ έχει την Τετάρτη τρεις εισόδους και μία έξοδο.
Δεν χρειάζεται να αφιερώσουμε τον ίδιο χρόνο και στους τρεις.
Το λογιστικό γραφείο πρέπει να δουλεύει πλέον με έλεγχο εξαιρέσεων.
Ποιες ημέρες σταματούν τον αυτοματοποιημένο έλεγχο
Μία είσοδος χωρίς έξοδο θέλει διερεύνηση.
Μία έξοδος χωρίς είσοδο επίσης.
Το ίδιο ισχύει για δύο διαδοχικές εισόδους, πολλαπλές εξόδους, σημάνσεις σε ημέρα ρεπό ή άδειας, μεγάλη απόκλιση από το πρόγραμμα και ημέρα στην οποία περιμέναμε φυσική παρουσία αλλά δεν υπάρχει η αναμενόμενη Κάρτα.
Το σημαντικό είναι να μην κάνουμε το επόμενο λάθος.
Η εξαίρεση δεν σημαίνει αυτόματα παράβαση.
Σημαίνει ότι η συγκεκριμένη ημέρα δεν μπορεί να περάσει στη μισθοδοσία χωρίς δεύτερο έλεγχο.
Γιατί το Ημερολόγιο Πραγματικής Απασχόλησης δεν αρκεί πάντα
Το Ημερολόγιο Πραγματικής Απασχόλησης είναι πολύ χρήσιμο, αλλά δεν είναι απλό αντίγραφο των αρχικών σημάνσεων.
Οι δηλώσεις έναρξης και λήξης αποθηκεύονται και στη συνέχεια το σύστημα τις επεξεργάζεται ώστε να σχηματίσει τα διαστήματα πραγματικής απασχόλησης.
Αυτό έχει μεγάλη πρακτική σημασία όταν υπάρχουν περισσότερα χτυπήματα.
Ας πάρουμε ένα καθαρό παράδειγμα.
Ο εργαζόμενος έχει:
Έναρξη 09:00.
Έναρξη 09:01.
Έναρξη 08:58.
Λήξη 18:05.
Στην επεξεργασμένη εικόνα μπορεί να εμφανιστεί διάστημα 08:58 έως 18:05.
Άρα, αν ο λογιστής δει μόνο το Ημερολόγιο, μπορεί να θεωρήσει ότι η ημέρα είναι απλώς 08:58 έως 18:05.
Αν όμως ανοίξει τις αναλυτικές σημάνσεις, θα καταλάβει ότι υπήρχαν τρεις διαφορετικές δηλώσεις έναρξης.
Εδώ είναι ο πρακτικός κανόνας:
Όταν το Ημερολόγιο εμφανίζει κάτι που δεν εξηγείται, επιστρέφουμε στις Αναλυτικές Δηλώσεις Έναρξης και Λήξης.
Διπλά χτυπήματα: ούτε τα αγνοούμε ούτε τα μετατρέπουμε αυτόματα σε εργασία
Ας υποθέσουμε ότι πραγματικά ο εργαζόμενος ξεκίνησε στις 09:00, αλλά κατά λάθος έκανε μία επιπλέον σήμανση στις 08:50.
Το γεγονός αυτό μπορεί να επηρεάσει την επεξεργασμένη εικόνα.
Δεν σημαίνει όμως από μόνο του ότι εργάστηκε από τις 08:50.
Αντίστοιχα, αν υπάρχει έξοδος στις 17:00 και κατά λάθος άλλη έξοδος στις 18:00, δεν σημαίνει αυτόματα ότι υπήρξε μία επιπλέον ώρα εργασίας.
Αλλά ούτε μπορούμε απλώς να αγνοήσουμε τη δεύτερη κίνηση.
Πρέπει να μάθουμε τι συνέβη.
Αυτό είναι το σημείο στο οποίο η τεχνική πληροφορία συναντά την πραγματική εργασία.
Τι είναι «ορφανό χτύπημα» ή μονή σήμανση
Στα λογιστικά προγράμματα συναντάμε συχνά τον όρο «ορφανό χτύπημα».
Στη νομοθετική ορολογία πρόκειται για μονή σήμανση.
Υπάρχει, για παράδειγμα, είσοδος στις 09:03 και καμία έξοδος.
Το εύκολο αλλά λανθασμένο σενάριο είναι:
Το πρόγραμμα γράφει 09:00 έως 17:00. Άρα ας θεωρήσουμε ότι έφυγε στις 17:00.
Δεν μπορούμε.
Το πρόγραμμα μας λέει τι έπρεπε να συμβεί.
Δεν αποδεικνύει τι πραγματικά συνέβη.
Ο εργαζόμενος μπορεί να έφυγε στις 16:30, να παρέμεινε έως τις 18:00, να συνέχισε εκτός εγκαταστάσεων ή απλώς να ξέχασε να σημάνει.
Άρα η ώρα που λείπει δεν κατασκευάζεται.
Εξακριβώνεται.
Τι ρωτάμε την επιχείρηση όταν υπάρχει μονή σήμανση
Η ερώτηση «τι ώρα να βάλω;» είναι λάθος.
Η σωστή ερώτηση είναι:
«Τι ώρα πραγματικά ολοκληρώθηκε η εργασία και γιατί δεν υπάρχει η αντίστοιχη σήμανση;»
Πρώτα ελέγχουμε το πρόγραμμα.
Μετά βλέπουμε αν υπάρχει νυχτερινή βάρδια, τηλεργασία, κινητή εργασία ή κάποια άλλη πραγματική ιδιαιτερότητα.
Και στη συνέχεια ζητάμε την πραγματική πληροφορία από την επιχείρηση.
Ο λογιστής δεν ήταν στον χώρο εργασίας.
Δεν μπορεί να μαντέψει μία ώρα και να τη μετατρέψει σε πραγματικό γεγονός.
Οι τρεις μονές σημάνσεις δεν είναι «τρεις δωρεάν παραβάσεις»
Το σημείο αυτό χρειάζεται απόλυτη σαφήνεια.
Περισσότερες από τρεις μονές σημάνσεις τον μήνα ανά εργαζόμενο, όταν συντρέχουν οι προϋποθέσεις του ισχύοντος πλαισίου, μπορούν να αποτελέσουν αιτία ελέγχου στο πλαίσιο της ανάλυσης εκτίμησης κινδύνου.
Αυτό δεν σημαίνει ότι οι πρώτες τρεις είναι νόμιμα λάθη.
Ούτε ότι η τέταρτη δημιουργεί αυτομάτως πρόστιμο.
Η συχνότητα των μονών σημάνσεων είναι ελεγκτικός δείκτης.
Η πραγματική παράβαση, αν υπάρχει, κρίνεται από το πραγματικό περιστατικό.
Ο λογιστής δεν «κλείνει» ένα χαμένο χτύπημα με μία εικονική ώρα
Η σήμανση είναι πραγματικό γεγονός.
Αν ο εργαζόμενος ξέχασε την έξοδο, η λύση δεν είναι να δημιουργηθεί εκ των υστέρων μία ώρα που δεν σημάνθηκε πραγματικά.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό γιατί πολλές φορές το λογιστικό γραφείο πιέζεται στο τέλος του μήνα να «κλείσει» τις εκκρεμότητες.
Η σωστή διαδικασία είναι αντίστροφη.
Πρώτα μαθαίνουμε τι συνέβη.
Μετά εξετάζουμε ποια είναι η σωστή εργατική και δηλωτική αντιμετώπιση.
Το διακεκομμένο ωράριο αλλάζει εντελώς την εικόνα
Σε έναν εργαζόμενο με συνεχές ωράριο τέσσερις σημάνσεις μπορεί να μας προβληματίσουν.
Σε εργαζόμενο όμως που εργάζεται 08:00 έως 12:00 και 15:00 έως 19:00 είναι φυσιολογικό να υπάρχουν τέσσερις πραγματικές κινήσεις.
Εδώ φαίνεται γιατί δεν αρκεί να μετρήσουμε πόσα χτυπήματα υπάρχουν.
Πρέπει να τα συγκρίνουμε με το δηλωμένο πρόγραμμα.
Αν λείπει, για παράδειγμα, η έξοδος στις 12:00, δεν θεωρούμε αυτόματα ότι ο εργαζόμενος εργάστηκε συνεχώς από 08:00 έως 15:00.
Ελέγχουμε τι πραγματικά συνέβη.
Προσοχή στις νυχτερινές βάρδιες
Άλλο ένα σημείο που δημιουργεί εύκολα ψεύτικα «ορφανά» είναι η αλλαγή ημερολογιακής ημέρας.
Ο εργαζόμενος ξεκινά στις 22:00 και ολοκληρώνει στις 06:00.
Αν κοιτάξουμε μόνο την πρώτη ημερομηνία, βλέπουμε μία είσοδο.
Αν κοιτάξουμε μόνο τη δεύτερη, μπορεί να βλέπουμε μία έξοδο.
Η πραγματικότητα όμως είναι μία ενιαία βάρδια.
Γι’ αυτό πριν χαρακτηρίσουμε μία κίνηση ως μονή πρέπει να εξετάζουμε την ημερομηνία αναφοράς και το δηλωμένο πρόγραμμα.
Πρόγραμμα 09:00 έως 17:00 και Κάρτα 09:10 έως 18:10
Είναι ίσως το πιο χαρακτηριστικό καθημερινό παράδειγμα.
Αν δούμε μόνο τις ώρες, μπορεί να σκεφτούμε ότι έχουμε μία ώρα και δέκα λεπτά πρόσθετης εργασίας.
Δεν είναι τόσο απλό.
Πρέπει να ελέγξουμε αν υπήρχε συμφωνημένη ευέλικτη προσέλευση.
Να δούμε πώς εφαρμόστηκε το διάλειμμα.
Να ελέγξουμε αν είχε αλλάξει το ωράριο.
Να υπολογίσουμε τον πραγματικό ημερήσιο χρόνο.
Και μετά να εξετάσουμε αν προκύπτει υπερεργασία, υπερωρία ή απλώς μετατόπιση του ωραρίου.
Η Ψηφιακή Κάρτα μάς δίνει ώρες.
Δεν μας δίνει αυτόματα τον εργατικό χαρακτηρισμό τους.
Η ευέλικτη προσέλευση δεν σημαίνει «έρχομαι όποτε θέλω»
Όταν εφαρμόζεται νόμιμα ευέλικτη προσέλευση, αυτή λειτουργεί από τη δηλωμένη ώρα έναρξης προς τα μετά.
Αν το πρόγραμμα είναι 09:00 έως 17:00 και υπάρχει συμφωνημένη ευελιξία τριάντα λεπτών, ο εργαζόμενος μπορεί να ξεκινήσει στις 09:20 και να ολοκληρώσει αντίστοιχα αργότερα.
Δεν σημαίνει ότι μπορεί να ξεκινήσει στις 08:30 επικαλούμενος την ίδια συμφωνία.
Άρα πριν θεωρηθεί μία μεταγενέστερη αποχώρηση ως υπερωριακή εργασία πρέπει να εξεταστεί και η πραγματική προσέλευση.
Δεν υπάρχει γενικός κανόνας «πέντε λεπτά δεν μετράνε»
Στην πράξη συναντάμε συχνά ανεπίσημες ανοχές.
Πέντε λεπτά νωρίτερα.
Δέκα λεπτά αργότερα.
Η εργατική αξιολόγηση όμως δεν γίνεται έτσι.
Η ερώτηση είναι αν υπήρξε πραγματική εργασία.
Μία μικρή διαφορά δεν αποτελεί αυτομάτως παράβαση.
Δεν αποτελεί όμως ούτε γενική, νομοθετικά κατοχυρωμένη ανοχή.
Αν υπάρχει πραγματική εργασία, πρέπει να αξιολογηθεί ως τέτοια.
Το δεκαπεντάλεπτο αφορά μόνο τη διαβίβαση
Η πραγματική σήμανση και η ώρα διαβίβασης στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ δεν είναι το ίδιο πράγμα.
Αν ο εργαζόμενος σημαίνει στις 09:00 και η πληροφορία διαβιβαστεί στις 09:08, έχουμε πραγματική σήμανση στις 09:00.
Αν όμως ο εργαζόμενος ξεκινήσει να δουλεύει στις 09:00 και πραγματοποιήσει τη σήμανση στις 09:08, η πραγματική σήμανση είναι 09:08.
Το προβλεπόμενο δεκαπεντάλεπτο αφορά την τεχνική διαβίβαση.
Δεν είναι «ανοχή» για εργασία χωρίς σήμανση.
«Το χτύπησε» δεν σημαίνει πάντοτε ότι το ΕΡΓΑΝΗ το παρέλαβε
Σε επιχείρηση με δικό της σύστημα ωρομέτρησης υπάρχει μία ακόμη παγίδα.
Ο εργαζόμενος μπορεί να χτυπήσει κανονικά.
Η κίνηση μπορεί να φαίνεται στην εφαρμογή της επιχείρησης.
Αυτό όμως δεν αποδεικνύει ότι διαβιβάστηκε επιτυχώς στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Μπορεί να υπάρχει αποτυχία σύνδεσης, εκκρεμής αποστολή ή απόρριψη.
Γι’ αυτό χρειάζονται δύο έλεγχοι.
Ο πρώτος είναι αν έγινε η πραγματική σήμανση.
Ο δεύτερος αν η σήμανση έφτασε επιτυχώς στο ΕΡΓΑΝΗ.
Για επιχειρήσεις με μεγάλο προσωπικό αυτός ο έλεγχος πρέπει να γίνεται έγκαιρα και όχι στο τέλος του μήνα.
Τεχνική βλάβη και ξεχασμένο χτύπημα είναι δύο διαφορετικά πράγματα
Αν ο εργαζόμενος δεν σημάνει, έχουμε παράλειψη σήμανσης.
Αν σημάνει αλλά το σύστημα δεν μπορεί να διαβιβάσει το γεγονός λόγω πραγματικής τεχνικής αδυναμίας, έχουμε άλλη περίπτωση.
Η εκπρόθεσμη διαβίβαση δεν είναι γενικό εργαλείο διόρθωσης των ξεχασμένων χτυπημάτων.
Η ειδική διαδικασία αφορά τις περιπτώσεις ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας χωρίς υπαιτιότητα του εργοδότη.
Σε αυτές τις περιπτώσεις πρέπει να ακολουθηθεί η προβλεπόμενη διαδικασία ενημέρωσης και στη συνέχεια να διαβιβαστούν τα πραγματικά δεδομένα όταν αποκατασταθεί η δυνατότητα.
Για αυτό είναι χρήσιμο κάθε επιχείρηση να διατηρεί πραγματικό αρχείο τεχνικών συμβάντων.
Τι κάνουμε όταν υπάρχει Κάρτα σε ρεπό ή άδεια
Αν το πρόγραμμα γράφει ρεπό αλλά υπάρχει είσοδος και έξοδος, δεν αγνοούμε την Κάρτα.
Πρώτα εξακριβώνουμε αν υπήρξε πραγματική εργασία.
Αν εργάστηκε, αντιμετωπίζεται ως πραγματική απασχόληση.
Αν δεν εργάστηκε και η σήμανση έγινε πραγματικά από λάθος, πρέπει να υπάρχει εξήγηση του περιστατικού.
Το ίδιο ισχύει όταν έχει καταχωριστεί άδεια.
Δεν θεωρούμε αυτομάτως λάθος ούτε την άδεια ούτε την Κάρτα.
Πρώτα βρίσκουμε τι πραγματικά συνέβη.
Η τηλεργασία και η εργασία εκτός εγκαταστάσεων αλλάζουν την ανάγνωση
Η απουσία σημάνσεων δεν σημαίνει πάντοτε απουσία εργασίας.
Σε ημέρα τηλεργασίας η μη σήμανση μπορεί να είναι απολύτως δικαιολογημένη.
Το ίδιο απαιτεί ιδιαίτερη εξέταση σε εργαζομένους που κινούνται εκτός εγκαταστάσεων ή παρέχουν εργασία σε χώρους πελατών.
Δεν υπάρχει ένας γενικός κανόνας «εργάζεται έξω, άρα δεν χτυπά».
Η αξιολόγηση εξαρτάται από τον πραγματικό τόπο εργασίας, τη φύση της απασχόλησης και τις ειδικότερες ρυθμίσεις που εφαρμόζονται.
Προαναγγελτικό και απολογιστικό σύστημα: τι πρέπει να προσέξει ο λογιστής
Στο προαναγγελτικό σύστημα η αλλαγή πρέπει να δηλωθεί πριν πραγματοποιηθεί.
Αυτό σημαίνει ότι η επιχείρηση πρέπει να ενημερώνει εγκαίρως το λογιστικό γραφείο.
Αν αλλάζει σήμερα τη βάρδια και ενημερώνει αύριο, δεν πρόκειται για αποτυχία του λογιστή αλλά για αποτυχία της εσωτερικής διαδικασίας.
Στο απολογιστικό σύστημα οι πραγματικές μεταβολές του ωραρίου και οι υπερωρίες μπορούν να δηλωθούν μέσα στην προβλεπόμενη μεταγενέστερη προθεσμία.
Αυτό όμως δεν καταργεί το αρχικό πρόγραμμα.
Δεν καταργεί την Ψηφιακή Κάρτα.
Και δεν επιτρέπει να ξαναγράψουμε στο τέλος του μήνα την πραγματικότητα.
Το απολογιστικό αλλάζει τον χρόνο της δήλωσης.
Δεν αλλάζει το πραγματικό γεγονός.
Η Ψηφιακή Κάρτα πρέπει να ελέγχεται πριν κλείσει η μισθοδοσία
Αυτό είναι ίσως το σημαντικότερο πρακτικό συμπέρασμα.
Δεν πρέπει πρώτα να οριστικοποιείται η μισθοδοσία και μετά να ανοίγουμε την Κάρτα για να δούμε αν ταιριάζει.
Η σειρά πρέπει να είναι αντίστροφη.
Κατεβάζουμε τις αναλυτικές σημάνσεις.
Εντοπίζουμε τις εξαιρέσεις.
Ελέγχουμε τις δύσκολες ημέρες στο Ημερολόγιο.
Συγκρίνουμε με το πρόγραμμα.
Ζητάμε από την επιχείρηση την πραγματική πληροφορία όπου χρειάζεται.
Κάνουμε τον εργατικό χαρακτηρισμό.
Και τότε κλείνουμε τη μισθοδοσία.
Αυτό προστατεύει και τον εργοδότη και το λογιστικό γραφείο.
Ο μήνας πρέπει να ελέγχεται δύο φορές
Ο πρώτος έλεγχος πρέπει να γίνεται μέσα στον μήνα.
Εκεί εντοπίζουμε γρήγορα μονές σημάνσεις, πολλαπλά χτυπήματα και αποτυχίες διαβίβασης όσο όλοι ακόμη θυμούνται τι συνέβη.
Ο δεύτερος γίνεται πριν κλείσει η μισθοδοσία.
Εκεί συνδέουμε την Κάρτα με το πρόγραμμα, τις μεταβολές, τις υπερωρίες, τα νυχτερινά, τις Κυριακές, τις αργίες, τις άδειες και τα ρεπό.
Αυτό είναι πολύ ασφαλέστερο από το να ανοίξουμε για πρώτη φορά την Ψηφιακή Κάρτα την τελευταία ημέρα του μήνα.
Η Μηνιαία Εργασιακή Κατάσταση είναι το τελευταίο σημείο ελέγχου
Το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ δημιουργεί Μηνιαία Εργασιακή Κατάσταση ανά σχέση εργοδότη και εργαζομένου.
Η κατάσταση προκύπτει από τα δεδομένα που έχουν ήδη καταχωριστεί και συγκεντρώνει στοιχεία της εργασιακής σχέσης, της Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου και της Κάρτας.
Για τον λογιστή πρέπει να αποτελέσει ένα από τα τελικά εργαλεία ελέγχου του μήνα.
Ιδίως επειδή το θεσμικό πλαίσιο προβλέπει διαλειτουργικότητα με την ΑΠΔ.
Δεν σημαίνει ότι η Κάρτα δημιουργεί αυτόματα τη μισθοδοσία ή την ασφάλιση.
Σημαίνει όμως ότι οι ανεξήγητες αποκλίσεις είναι πλέον πολύ πιο εύκολο να εντοπιστούν.
Ένα παράδειγμα που συνοψίζει όλη τη διαδικασία
Ένας εργαζόμενος απασχολείται με σύστημα πενθήμερης εργασίας και ημερήσιο ωράριο 09:00 έως 17:00. Για τη συγκεκριμένη εβδομάδα, σύμφωνα με τη δηλωμένη Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας, εργάσιμες ημέρες είναι η Δευτέρα, η Τρίτη, η Τετάρτη, η Πέμπτη και το Σάββατο, ενώ η Παρασκευή και η Κυριακή έχουν δηλωθεί ως ημέρες ανάπαυσης.
Τη Δευτέρα εμφανίζονται σημάνσεις 09:01 έως 17:03. Δεν εφαρμόζουμε αυθαίρετη χρονική ανοχή, αλλά ούτε χαρακτηρίζουμε μηχανικά τη μικρή απόκλιση ως παράβαση.
Την Τρίτη υπάρχει μόνο είσοδος στις 09:02. Δεν συμπληρώνουμε αυθαίρετα έξοδο στις 17:00. Ζητάμε να εξακριβωθεί η πραγματική ώρα αποχώρησης και ο λόγος απουσίας της δεύτερης σήμανσης.
Την Τετάρτη εμφανίζονται είσοδος στις 08:55, δεύτερη είσοδος στις 09:00 και έξοδος στις 18:20. Εξετάζουμε τις πρωτογενείς σημάνσεις, διαπιστώνουμε τι πραγματικά συνέβη και ελέγχουμε αν προκύπτει πρόσθετος χρόνος εργασίας και αντίστοιχη υποχρέωση δήλωσης ή αμοιβής.
Την Πέμπτη έχει καταχωριστεί άδεια, αλλά εμφανίζονται σημάνσεις 10:00 έως 13:00. Ελέγχουμε αν πραγματοποιήθηκε πραγματική εργασία, αν υπήρξε νόμιμη μεταβολή της άδειας ή αν οι σημάνσεις έγιναν από λάθος.
Την Παρασκευή, που έχει δηλωθεί ως ημέρα ανάπαυσης, η Ψηφιακή Κάρτα εμφανίζει είσοδο στις 09:15 και έξοδο στις 14:05. Η ύπαρξη των σημάνσεων δεν σημαίνει αυτομάτως ότι πραγματοποιήθηκε εργασία, αλλά επιβάλλει τη διερεύνηση του περιστατικού. Αν διαπιστωθεί πραγματική απασχόληση, εξετάζουμε τη νομιμότητά της, τις απαιτούμενες δηλώσεις, την τήρηση του πενθημέρου και των κανόνων ανάπαυσης, καθώς και τη σωστή μισθολογική αντιμετώπιση. Δεν διαγράφουμε ούτε αγνοούμε τις σημάνσεις για να συμφωνήσουν τεχνητά με το δηλωμένο πρόγραμμα.
Αυτό είναι το ουσιαστικό κλείσιμο της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας.
Δεν αρκεί να υπάρχουν μία είσοδος και μία έξοδος για κάθε ημέρα. Πρέπει να γνωρίζουμε τι πραγματικά συνέβη, να ελέγχουμε τις αποκλίσεις από το δηλωμένο πρόγραμμα και να αποτυπώνουμε σωστά τις συνέπειές τους στην εργατική νομοθεσία, στη μισθοδοσία και στην ασφάλιση.
Πότε δεν πρέπει ακόμη να κλείσει η μισθοδοσία
Αν υπάρχει μονή σήμανση και κανείς δεν γνωρίζει την πραγματική ώρα, ο μήνας δεν έχει κλείσει.
Αν υπάρχουν πολλαπλές κινήσεις και έχουμε κοιτάξει μόνο το Ημερολόγιο, δεν έχει κλείσει.
Αν υπάρχει Κάρτα σε άδεια ή ρεπό χωρίς εξήγηση, δεν έχει κλείσει.
Αν υπάρχει πρόσθετη απασχόληση χωρίς εργατικό χαρακτηρισμό, δεν έχει κλείσει.
Αν υπάρχουν αποτυχίες διαβίβασης που δεν έχουν διερευνηθεί, δεν έχει κλείσει.
Και αν η οδηγία προς τον λογιστή είναι «κάνε τα να συμφωνήσουν», δεν υπάρχει ακόμη πραγματικό κλείσιμο.
Ο κανόνας που πρέπει να μείνει στον λογιστή
Η Ψηφιακή Κάρτα δεν είναι ένα ακόμη ηλεκτρονικό έντυπο.
Είναι η σύνδεση ανάμεσα στο πρόγραμμα, στην πραγματική εργασία, στις δηλώσεις, στη μισθοδοσία και στην ασφάλιση.
Ο λογιστής δεν χρειάζεται να διαβάζει κάθε χτύπημα με φόβο.
Χρειάζεται να ξέρει ποιο δεδομένο είναι πρωτογενές και ποιο επεξεργασμένο.
Να εντοπίζει τις πραγματικές εξαιρέσεις.
Να μην κατασκευάζει ώρες που δεν γνωρίζει.
Να μη χαρακτηρίζει κάθε απόκλιση ως παράβαση.
Αλλά και να μην αφήνει ουσιαστικές αποκλίσεις χωρίς απάντηση.
Και κυρίως να θυμάται μία αρχή:
Πρώτα εξακριβώνουμε το πραγματικό γεγονός. Μετά φροντίζουμε να αποτυπωθεί σωστά στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, στη μισθοδοσία και στην ασφάλιση.
Αυτό είναι το πραγματικό κλείσιμο της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας.
Πηγές και τεκμηρίωση
Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, Οδηγός Εφαρμογής, έκδοση 20.02.2026.
Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, Συνοπτικός Οδηγός Εκπλήρωσης Υποχρεώσεων.
Προεδρικό Διάταγμα 62/2025, Κώδικας Εργατικού Δικαίου, όπως ισχύει.
Νόμος 5239/2025.
Υπουργική Απόφαση 40331/Δ1.13521/13.9.2019, όπως τροποποιήθηκε και ισχύει.
Υπουργική Απόφαση 32689/12.12.2025, ΦΕΚ Β 6745/16.12.2025.
Υπουργική Απόφαση 49758/26.5.2022, ΦΕΚ Β 2668/31.5.2022, όπως τροποποιήθηκε και ισχύει.
Υπουργική Απόφαση 113169/27.12.2023, ΦΕΚ Β 7421/28.12.2023.
Υπουργική Απόφαση 80016/31.8.2022, ΦΕΚ Β 4629/1.9.2022, όπως τροποποιήθηκε και ισχύει.
Υπουργική Απόφαση 3270/6.2.2025, ΦΕΚ Β 465/10.2.2025.
Ερμηνευτική εγκύκλιος 25291/23.9.2026 του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης.