ανάγνωση σε: 8 λεπτά
Ψηφιακή υπογραφή
Η αίτηση στο gov.gr, η ταυτοποίηση μέσω ΚΕΠ ή βιντεοκλήσης και τα βήματα που χρειάζονται μέχρι να μπορεί κάποιος να υπογράφει ηλεκτρονικά τα έγγραφά του.
Η ψηφιακή υπογραφή διευκολύνει σημαντικά τις συναλλαγές πολιτών και επιχειρήσεων. Συμβάσεις, συμφωνητικά και άλλα έγγραφα μπορούν να υπογράφονται ηλεκτρονικά, χωρίς εκτυπώσεις και μετακινήσεις.
Για την απόκτηση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής απαιτούνται συγκεκριμένα βήματα. Η διαδικασία περιλαμβάνει την αίτηση, την ταυτοποίηση του ενδιαφερομένου και την έκδοση του πιστοποιητικού.
Η Αρχή Πιστοποίησης Ελληνικού Δημοσίου (ΑΠΕΔ) παρέχει δωρεάν εγκεκριμένα πιστοποιητικά ηλεκτρονικής υπογραφής. Παράλληλα, διαθέτει κατάλογο με τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ) που πραγματοποιούν ταυτοποίηση.
Η επίσκεψη σε ΚΕΠ δεν είναι υποχρεωτική, καθώς υπάρχει και δυνατότητα εξ αποστάσεως ταυτοποίησης μέσω βιντεοκλήσης.
Τι κοστίζει η έκδοση της ψηφιακής υπογραφής
Στη βασική διαδικασία της ΑΠΕΔ, το πιστοποιητικό εκδίδεται σε ειδική συσκευή USB, την οποία χρησιμοποιεί ο ενδιαφερόμενος για να υπογράφει ηλεκτρονικά.
Το πιστοποιητικό παρέχεται δωρεάν. Η αγορά της συσκευής, όμως, γίνεται με έξοδα του χρήστη.
Πριν από την αγορά χρειάζεται να επιβεβαιωθεί ότι η συσκευή είναι συμβατή με τις προδιαγραφές της ΑΠΕΔ. Δεν αρκεί οποιοδήποτε USB.
Υπάρχει επίσης χωριστή υπηρεσία άυλης εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής μέσω του gov.gr, χωρίς χρήση USB. Η συγκεκριμένη επιλογή έχει δική της διαδικασία και προϋποθέσεις, τις οποίες πρέπει να ελέγξει ο ενδιαφερόμενος.
Επομένως, πριν αγοράσει εξοπλισμό, είναι χρήσιμο να εξετάσει ποια υπηρεσία καλύπτει καλύτερα τις ανάγκες του.
Πώς γίνεται η αίτηση
Για την έκδοση πιστοποιητικού με συσκευή USB, η διαδικασία ξεκινά από την ειδική αίτηση–υπεύθυνη δήλωση στο gov.gr.
Ο ενδιαφερόμενος συνδέεται στην υπηρεσία με τους προβλεπόμενους κωδικούς, συμπληρώνει τα στοιχεία του και δηλώνει το έγγραφο με το οποίο θα ταυτοποιηθεί, όπως αστυνομική ταυτότητα ή διαβατήριο.
Με την ολοκλήρωση της δήλωσης λαμβάνει έναν μοναδικό κωδικό.
Στη συνέχεια εισέρχεται στην εφαρμογή της ΑΠΕΔ με τους προσωπικούς κωδικούς Taxisnet, καταχωρίζει τον κωδικό της δήλωσης, ελέγχει τα στοιχεία του και υποβάλλει την αίτηση, επιλέγοντας τον τρόπο ταυτοποίησης.
Στο στάδιο αυτό χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή στα προσωπικά στοιχεία. Το ονοματεπώνυμο και τα στοιχεία ταυτότητας πρέπει να συμφωνούν με το έγγραφο που έχει δηλωθεί. Διαφορετικά, η αίτηση μπορεί να απορριφθεί.
Ταυτοποίηση σε ΚΕΠ ή με βιντεοκλήση
Όποιος επιλέξει φυσική παρουσία πρέπει να απευθυνθεί σε ΚΕΠ που εξυπηρετεί τη συγκεκριμένη διαδικασία.
Πριν από την επίσκεψη είναι σκόπιμο να ελέγξει τον κατάλογο της ΑΠΕΔ και να επιβεβαιώσει ότι το ΚΕΠ που τον ενδιαφέρει πραγματοποιεί ταυτοποιήσεις για ψηφιακές υπογραφές.
Κατά την επίσκεψη χρειάζεται να έχει μαζί του το πρωτότυπο έγγραφο ταυτότητας που δήλωσε στην αίτησή του.
Εναλλακτικά, μπορεί να επιλέξει εξ αποστάσεως ταυτοποίηση. Κλείνει διαθέσιμο ψηφιακό ραντεβού και πραγματοποιεί βιντεοκλήση με αρμόδιο υπάλληλο, επιδεικνύοντας το έγγραφο ταυτοποίησης.
Η δυνατότητα αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για όσους κατοικούν μακριά από διαθέσιμο ΚΕΠ ή δυσκολεύονται να μετακινηθούν.
Πότε εκδίδεται το πιστοποιητικό
Μετά την ταυτοποίηση ακολουθεί ο έλεγχος και η έγκριση της αίτησης από την αρμόδια Αρχή Εγγραφής.
Για την έγκριση προβλέπεται διάστημα έως 30 ημερών, αν και η διαδικασία μπορεί να ολοκληρωθεί νωρίτερα.
Όταν εγκριθεί η αίτηση, ο ενδιαφερόμενος λαμβάνει με SMS έναν οκταψήφιο κωδικό. Με αυτόν επιστρέφει στην εφαρμογή της ΑΠΕΔ και ολοκληρώνει την έκδοση του πιστοποιητικού στη συμβατή συσκευή USB, χρησιμοποιώντας το απαραίτητο λογισμικό.
Η ταυτοποίηση από μόνη της δεν σημαίνει ότι έχει εκδοθεί το πιστοποιητικό. Χρειάζεται να ολοκληρωθεί και αυτό το τελευταίο στάδιο.
Η ΑΠΕΔ προβλέπει αυτόματη ακύρωση της ηλεκτρονικής αίτησης μετά από τρεις μήνες, εφόσον ο ενδιαφερόμενος δεν προχωρήσει στα επόμενα βήματα. Για την ταυτοποίηση σε ΚΕΠ προβλέπεται επίσης προθεσμία 45 ημερών από την ταυτοποίηση για την ολοκλήρωση της έκδοσης.
Όποιος χρειάζεται ψηφιακή υπογραφή για διαγωνισμό, σύμβαση ή άλλη υποχρέωση με συγκεκριμένη προθεσμία πρέπει να ξεκινήσει εγκαίρως.
Ποια είναι η νομική ισχύς της ψηφιακής υπογραφής
Η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή έχει νομική ισχύ ισοδύναμη με τη χειρόγραφη υπογραφή, σύμφωνα με τον ευρωπαϊκό Κανονισμό eIDAS.
Δεν πρέπει να συγχέεται με μια φωτογραφία χειρόγραφης υπογραφής που προστίθεται σε αρχείο PDF. Η εικόνα αυτή δεν αποτελεί από μόνη της εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή.
Η εγκεκριμένη υπογραφή μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε συμβάσεις, συμφωνητικά, επαγγελματικές βεβαιώσεις και άλλα έγγραφα, εφόσον τηρούνται οι απαιτήσεις της κάθε συναλλαγής.
Για τις επιχειρήσεις υπάρχει μια σημαντική διευκρίνιση. Το πιστοποιητικό εκδίδεται σε φυσικό πρόσωπο και δεν του παρέχει αυτομάτως δικαίωμα εκπροσώπησης μιας εταιρείας.
Για παράδειγμα, ο διαχειριστής μιας ΙΚΕ μπορεί να χρησιμοποιεί την προσωπική του ηλεκτρονική υπογραφή σε εταιρικά έγγραφα, εφόσον έχει την απαιτούμενη εξουσία εκπροσώπησης.
Αντίστοιχα, ένας λογιστής μπορεί να υπογράφει ηλεκτρονικά έγγραφα που εκδίδει αρμοδίως, χωρίς αυτό να σημαίνει ότι αποκτά δικαίωμα να υπογράφει συμβάσεις για λογαριασμό των πελατών του.
Τι πρέπει να προσέξετε μετά την έκδοση
Αφού εκδοθεί το πιστοποιητικό, είναι χρήσιμο να πραγματοποιηθεί μια δοκιμαστική υπογραφή σε αρχείο PDF και να επιβεβαιωθεί ότι λειτουργεί σωστά.
Το υπογεγραμμένο έγγραφο πρέπει να διατηρείται στην αρχική ηλεκτρονική μορφή του, ώστε να μπορεί να ελεγχθεί η εγκυρότητα της υπογραφής. Η απλή εκτύπωση δεν υποκαθιστά σε κάθε περίπτωση το ηλεκτρονικό πρωτότυπο.
Η συσκευή και οι προσωπικοί κωδικοί πρέπει επίσης να φυλάσσονται με ασφάλεια. Σε περίπτωση απώλειας ή διακινδύνευσής τους, προβλέπεται διαδικασία ανάκλησης του πιστοποιητικού.
Το πιστοποιητικό έχει διάρκεια ισχύος τριών ετών. Μετά τη λήξη απαιτείται νέα έκδοση, ενώ η ίδια συσκευή μπορεί να χρησιμοποιηθεί ξανά εφόσον παραμένει συμβατή.
Για πολίτες και επιχειρήσεις, η σωστή προετοιμασία κάνει τη διαφορά. Η επιλογή κατάλληλης υπηρεσίας, ο προσεκτικός έλεγχος των στοιχείων και η έγκαιρη ολοκλήρωση της διαδικασίας βοηθούν ώστε η ψηφιακή υπογραφή να είναι διαθέσιμη όταν πραγματικά χρειάζεται.
Πηγές – Τεκμηρίωση
- Αρχή Πιστοποίησης Ελληνικού Δημοσίου (ΑΠΕΔ): «Πώς θα αποκτήσω εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή;».
- ΑΠΕΔ: «Κατάλογος ΚΕΠ που εξυπηρετούν πολίτες για ψηφιακές υπογραφές», 3 Οκτωβρίου 2026.
- ΑΠΕΔ: «Σε λειτουργία η νέα υπηρεσία της εξ αποστάσεως ταυτοποίησης πολιτών», 18 Οκτωβρίου 2024.
- Εθνικό Μητρώο Διοικητικών Διαδικασιών «Μίτος»: «Εγκεκριμένο ψηφιακό πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής από την ΑΠΕΔ», κωδικός 930246.
- ΑΠΕΔ: «Επανέκδοση των πιστοποιητικών εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής τα οποία λήγουν λόγω τριετίας».
- Κανονισμός (ΕΕ) 910/2014 (eIDAS), όπως ισχύει, άρθρο 25.
- Ν. 4727/2020, διατάξεις για τα ηλεκτρονικά έγγραφα και τις ηλεκτρονικές υπογραφές.