ανάγνωση σε: 13 λεπτά
Πρακτικός οδηγός για τη Β΄ φάση – Υποχρεώσεις, παραλαβές, ποσοτικές διαφορές και τεχνική υποστήριξη
Του Λάμπρου Μπέλεση
Από την 1η Ιανουαρίου 2027 η ψηφιακή διακίνηση αποθεμάτων περνά σε ένα νέο, πιο απαιτητικό στάδιο.
Μέχρι σήμερα, το βασικό βάρος είχε δοθεί στην ψηφιακή έκδοση και διαβίβαση των παραστατικών διακίνησης. Με τη νέα φάση, η παρακολούθηση επεκτείνεται στις διαδικασίες φόρτωσης, μεταφόρτωσης, παραλαβής και ποσοτικού ελέγχου.
Με απλά λόγια, δεν αρκεί να εκδίδεται σωστά ένα ψηφιακό δελτίο αποστολής. Πρέπει να οργανωθεί και η παρακολούθηση της πραγματικής μετακίνησης των αγαθών.
Η κατεύθυνση είναι θετική. Μπορεί να περιορίσει την αδήλωτη διακίνηση, να ενισχύσει τη διαφάνεια και να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να οργανώσουν καλύτερα τις διαδικασίες τους.
Υπάρχει όμως μια βασική προϋπόθεση.
Να μπορεί το σύστημα να λειτουργεί σωστά στην καθημερινότητα της επιχείρησης.
Γιατί άλλο είναι να σχεδιάζεις μια ψηφιακή διαδικασία και άλλο να την εφαρμόζεις σε μια αποθήκη, σε ένα φορτηγό ή σε μια μικρή εμπορική επιχείρηση.
1. Τι ακριβώς ξεκινά την 1η Ιανουαρίου 2027;
Με την απόφαση Α.1198/2026 τροποποιήθηκε το χρονοδιάγραμμα εφαρμογής της ψηφιακής διακίνησης.
Από 1/1/2027 τίθεται σε υποχρεωτική εφαρμογή η φάση Β1, η οποία περιλαμβάνει τη διαβίβαση δεδομένων για τη φόρτωση, τη μεταφόρτωση, την παραλαβή, την παρακολούθηση της διακίνησης και τον ποσοτικό έλεγχο αποθεμάτων.
Η ενιαία κωδικοποίηση των ειδών, που εντάσσεται στη φάση Β2, μετατίθεται για την 1/1/2028.
Επομένως, η ψηφιακή διακίνηση δεν ξεκινά από την αρχή το 2027. Επεκτείνεται σε νέες διαδικασίες, οι οποίες απαιτούν πρόσθετη προετοιμασία.
2. Ποιες επιχειρήσεις αφορά;
Το πλαίσιο αφορά τις επιχειρήσεις που υπάγονται στις υποχρεώσεις ψηφιακής διακίνησης αποθεμάτων.
Δεν περιορίζεται στις μεγάλες εμπορικές επιχειρήσεις.
Μπορεί να αφορά χονδρεμπόρους, βιοτεχνίες, παραγωγικές μονάδες, μικρές εμπορικές επιχειρήσεις και γενικότερα επιχειρήσεις που πραγματοποιούν διακινήσεις αποθεμάτων.
Υπάρχουν ειδικές εξαιρέσεις, οι οποίες εφαρμόζονται μόνο όταν πληρούνται οι αντίστοιχες προϋποθέσεις.
Η πρώτη εργασία της επιχείρησης και του λογιστή είναι να καταγράψουν τις πραγματικές διακινήσεις και να εξετάσουν ποιες υπάγονται στις νέες υποχρεώσεις.
3. Τι πρέπει να γίνεται πριν ξεκινήσει η μεταφορά;
Όταν απαιτείται ψηφιακό παραστατικό διακίνησης, τα δεδομένα του πρέπει, κατά κανόνα, να διαβιβάζονται πριν από την έναρξη της μεταφοράς.
Δεν είναι σωστή πρακτική να φορτώνεται το εμπόρευμα, να αναχωρεί το φορτηγό και να αναζητείται αργότερα τρόπος έκδοσης του παραστατικού.
Η επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει ποιος εκδίδει το παραστατικό, ποιος ελέγχει τις ποσότητες και ποιος επιβεβαιώνει ότι ολοκληρώθηκε η διαβίβαση.
Εξίσου σημαντικό είναι να υπάρχει διαδικασία αντιμετώπισης λαθών ή τεχνικών προβλημάτων.
4. Φόρτωση και μεταφόρτωση: Τι αλλάζει στην πράξη;
Ας υποθέσουμε ότι μια επιχείρηση αποστέλλει 100 κιβώτια από την Αθήνα στη Θεσσαλονίκη.
Η μεταφορά πραγματοποιείται από μεταφορική εταιρεία και, στη διάρκεια της διαδρομής, τα εμπορεύματα μεταφορτώνονται σε δεύτερο όχημα.
Με τη Β1 πρέπει να οργανωθεί η ψηφιακή παρακολούθηση των σχετικών ενεργειών, σύμφωνα με τους προβλεπόμενους ρόλους και τις τεχνικές προδιαγραφές.
Ο κωδικός QR του παραστατικού αποτελεί βασικό εργαλείο σύνδεσης των ενεργειών με τη συγκεκριμένη διακίνηση.
Όμως δεν αρκεί να υπάρχει ο κωδικός.
Πρέπει να γνωρίζει ο αρμόδιος εργαζόμενος ποια ενέργεια πραγματοποιεί, πότε απαιτείται επιβεβαίωση και τι πρέπει να κάνει όταν αλλάζει το όχημα ή ο μεταφορέας.
Αυτά δεν μπορεί να τα λύσει εκ των υστέρων το λογιστήριο.
5. Τι γίνεται όταν οι ποσότητες παραλαβής δεν συμφωνούν;
Μια επιχείρηση περιμένει 100 κιβώτια και παραλαμβάνει 96.
Η διαφορά πρέπει να διαπιστωθεί, να καταγραφεί και να αντιμετωπιστεί με την προβλεπόμενη διαδικασία.
Δεν αρκεί μια τηλεφωνική ενημέρωση του προμηθευτή.
Όταν απαιτείται, ο παραλήπτης εκδίδει και διαβιβάζει συσχετιζόμενο Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής, τύπου 10.1, ώστε να αποτυπωθεί η διαφορά σε σχέση με το αρχικό παραστατικό διακίνησης.
Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται στον χρόνο έκδοσης και διαβίβασης, καθώς και στον σωστό συσχετισμό των παραστατικών.
Η ασφαλέστερη πρακτική είναι οι ποσοτικές διαφορές να καταγράφονται αμέσως κατά την παραλαβή και να ολοκληρώνεται χωρίς καθυστέρηση η προβλεπόμενη διαδικασία.
Η επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει ποιος ελέγχει τις ποσότητες, ποιος καταχωρίζει τις αποκλίσεις και ποιος επιβεβαιώνει ότι τα δεδομένα διαβιβάστηκαν σωστά.
6. Τι γίνεται με τις παραλαβές από το εξωτερικό;
Οι ενδοκοινοτικές αποκτήσεις και οι εισαγωγές χρειάζονται ιδιαίτερη προσοχή.
Παράδειγμα:
Ελληνική εμπορική επιχείρηση παραλαμβάνει εμπορεύματα από τη Γερμανία.
Ο Γερμανός προμηθευτής έχει εκδώσει το δικό του τιμολόγιο και τα μεταφορικά έγγραφα.
Αυτό δεν σημαίνει ότι η ελληνική επιχείρηση δεν έχει υποχρεώσεις ψηφιακής παρακολούθησης της παραλαβής.
Σύμφωνα με τις επίσημες συχνές ερωτήσεις της ΑΑΔΕ, για τις προβλεπόμενες παραλαβές αποθεμάτων από την αλλοδαπή αναφέρεται προθεσμία διαβίβασης πέντε ημερών από την ημερομηνία παραλαβής.
Η επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει ποια διαδικασία εφαρμόζεται, ποιο παραστατικό απαιτείται και ποιος είναι υπεύθυνος για τη διαβίβασή του.
7. Τι γίνεται όταν δεν υπάρχει σύνδεση στο διαδίκτυο;
Πρόκειται για ένα από τα σημαντικότερα πρακτικά προβλήματα.
Η Α.1123/2024 προβλέπει ειδική διαδικασία για περιπτώσεις απώλειας διασύνδεσης.
Στις περιπτώσεις που καλύπτονται από τη σχετική ρύθμιση, τα παραστατικά εκδίδονται με ειδική ένδειξη και διαβιβάζονται με την αποκατάσταση της σύνδεσης, το αργότερο εντός μίας ημέρας από την έκδοσή τους.
Για ορισμένες διακινήσεις εκτός εγκατάστασης, ιδιαίτερα σε περιοχές με περιορισμένη κάλυψη δικτύου, προβλέπονται ειδικοί χειρισμοί.
Η εφαρμογή myDATAapp παρέχει επίσης δυνατότητα έκδοσης παραστατικών χωρίς σύνδεση, με μεταγενέστερη διαβίβαση όταν αποκατασταθεί η σύνδεση.
Η επιχείρηση, όμως, πρέπει να γνωρίζει ποια διαδικασία εφαρμόζεται στη δική της περίπτωση.
Η λύση δεν είναι να αναζητούμε οδηγίες την ώρα που περιμένει το φορτηγό.
8. Ο ρόλος της εταιρείας μηχανογράφησης είναι καθοριστικός
Η ψηφιακή διακίνηση δεν αποτελεί μόνο μια φορολογική υποχρέωση του λογιστηρίου.
Συνδέει την εμπορική διαχείριση, την αποθήκη, τις μεταφορές, τις παραλαβές και την πλατφόρμα myDATA.
Γι’ αυτό η επιχείρηση χρειάζεται δίπλα της έναν αξιόπιστο συνεργάτη μηχανογράφησης.
Όχι μόνο για την εγκατάσταση μιας αναβάθμισης.
Χρειάζεται υποστήριξη για να ελεγχθεί εάν το πρόγραμμα καλύπτει τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης, να δοκιμαστούν διαφορετικά σενάρια, να εκπαιδευτούν οι χρήστες και να αντιμετωπίζονται έγκαιρα οι δυσλειτουργίες.
Μια μικρή εμπορική επιχείρηση δεν έχει τις ίδιες ανάγκες με μια μεγάλη αποθήκη. Ούτε μια επιχείρηση που πραγματοποιεί λίγες αποστολές την εβδομάδα λειτουργεί όπως μια μεταφορική με δεκάδες καθημερινές παραδόσεις.
Χρειάζεται σωστή προσαρμογή του συστήματος στις πραγματικές διαδικασίες κάθε επιχείρησης.
Ο λογιστής γνωρίζει τις φορολογικές υποχρεώσεις. Η επιχείρηση γνωρίζει τις πραγματικές διακινήσεις της. Ο συνεργάτης μηχανογράφησης γνωρίζει τις δυνατότητες και τους περιορισμούς του πληροφοριακού συστήματος.
Κανείς από τους τρεις δεν μπορεί να υποκαταστήσει πλήρως τους άλλους.
Επίσης, η εταιρεία εμπορικού λογισμικού και ο πιστοποιημένος πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης δεν είναι υποχρεωτικά το ίδιο πρόσωπο. Οι ρόλοι τους πρέπει να είναι ξεκάθαροι.
9. Ποιο είναι το πραγματικό πρόβλημα αν δεν γίνει σωστή προετοιμασία;
Τα πρόστιμα είναι ασφαλώς ένας κίνδυνος όταν διαπιστώνονται παραβάσεις για τις οποίες προβλέπονται κυρώσεις.
Δεν είναι όμως ο μοναδικός.
Ας φανταστούμε μια αποθήκη όπου φτάνουν ταυτόχρονα πέντε φορτηγά.
Οι εργαζόμενοι πρέπει να ελέγξουν τα παραστατικά, να παραλάβουν τα αγαθά, να διαπιστώσουν τυχόν διαφορές και να ολοκληρώσουν τις απαιτούμενες ψηφιακές ενέργειες.
Εάν δεν έχουν εκπαιδευτεί, εάν δεν γνωρίζουν ποιος είναι υπεύθυνος ή εάν το πρόγραμμα δεν λειτουργεί σωστά, δημιουργούνται καθυστερήσεις, πρόσθετο κόστος και λάθη.
Ακόμη χειρότερα, μπορεί να συσσωρεύονται εκκρεμότητες που θα εντοπιστούν πολύ αργότερα από το λογιστήριο.
Και τότε η αποκατάστασή τους ενδέχεται να είναι δυσκολότερη.
Το μεγαλύτερο πρόβλημα δεν είναι μόνο ένα λανθασμένο παραστατικό. Είναι να διαταραχθεί η καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης.
10. Τι πρέπει να κάνουν άμεσα επιχειρήσεις και λογιστές;
Η προετοιμασία πρέπει να ξεκινήσει πριν από την 1η Ιανουαρίου 2027.
Πρώτον: Να καταγραφούν όλες οι κατηγορίες διακινήσεων: πωλήσεις, επιστροφές, μεταφορές μεταξύ εγκαταστάσεων, ενδοκοινοτικές αποκτήσεις και εισαγωγές.
Δεύτερον: Να ελεγχθούν οι περιπτώσεις υποχρέωσης, οι ειδικές εξαιρέσεις και οι χρόνοι διαβίβασης.
Τρίτον: Να επιβεβαιωθεί από την εταιρεία μηχανογράφησης ότι το λογισμικό υποστηρίζει τις απαιτούμενες λειτουργίες της Β1.
Τέταρτον: Να γίνουν δοκιμές σε πραγματικά σενάρια: κανονική αποστολή, μεταφόρτωση, παραλαβή με διαφορά, επιστροφή και τεχνική δυσλειτουργία.
Πέμπτον: Να εκπαιδευτούν όσοι συμμετέχουν στη φόρτωση, στη μεταφορά και στην παραλαβή.
Έκτον: Να οριστεί ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε ψηφιακή ενέργεια και ποιος παρακολουθεί τις εκκρεμότητες.
Έβδομον: Να συμφωνηθεί με τον συνεργάτη μηχανογράφησης ο τρόπος τεχνικής υποστήριξης, ιδιαίτερα κατά τις ώρες που πραγματοποιούνται διακινήσεις.
Δεν αρκεί να λειτουργεί σωστά το πρόγραμμα τη στιγμή της εγκατάστασης. Πρέπει να υπάρχει τρόπος αντιμετώπισης των προβλημάτων όταν η επιχείρηση βρίσκεται σε πλήρη λειτουργία.
11. Τι χρειάζεται για να πετύχει το μέτρο;
Η ψηφιακή παρακολούθηση της διακίνησης αποθεμάτων μπορεί να αποτελέσει ένα σημαντικό βήμα για τον εκσυγχρονισμό της αγοράς.
Για να πετύχει, όμως, χρειάζονται σταθερές τεχνικές προδιαγραφές, σαφείς οδηγίες από την ΑΑΔΕ, εκπαίδευση και ουσιαστική συνεργασία όλων των εμπλεκομένων.
Οι επιχειρήσεις χρειάζονται χρόνο προσαρμογής και λύσεις που ανταποκρίνονται στις πραγματικές τους ανάγκες.
Οι λογιστές χρειάζονται ξεκάθαρο θεσμικό πλαίσιο και έγκαιρη ενημέρωση.
Οι εταιρείες πληροφορικής χρειάζονται σταθερές προδιαγραφές, ώστε να μπορούν να αναπτύσσουν, να δοκιμάζουν και να υποστηρίζουν αξιόπιστα τις εφαρμογές τους.
Η ψηφιοποίηση μπορεί να βοηθήσει ουσιαστικά την οικονομία. Αρκεί να μη μετατρέψουμε ένα χρήσιμο εργαλείο σε νέα πηγή γραφειοκρατίας.
Από την 1η Ιανουαρίου 2027 δεν αρκεί να έχουμε ένα σωστό ψηφιακό παραστατικό. Πρέπει να έχουμε και μια σωστά οργανωμένη διαδικασία διακίνησης.
Και αυτό δεν γίνεται με μία αναβάθμιση λογισμικού την τελευταία στιγμή.
Γίνεται με προετοιμασία, συνεργασία και ξεκάθαρες ευθύνες.
Η επιχείρηση, ο λογιστής και ο συνεργάτης μηχανογράφησης πρέπει να λειτουργούν ως ομάδα. Εκεί θα κριθεί σε μεγάλο βαθμό η επιτυχία της εφαρμογής.