ανάγνωση σε: 7 λεπτά
Στη σημερινή αγορά εργασίας, η στελέχωση μιας μικρής ή μεσαίας επιχείρησης αντιμετωπίζεται συχνά ως μια «πυροσβεστική» διαδικασία. Ένας εργαζόμενος αποχωρεί ή ο φόρτος εργασίας αυξάνεται απότομα και η διοίκηση τρέχει να δημοσιεύσει μια αγγελία για να καλύψει το κενό όσο πιο γρήγορα γίνεται.
Την ίδια στιγμή, τα στοιχεία διεθνών ερευνών (όπως η παγκόσμια έρευνα ManpowerGroup Talent Shortage Survey) επιβεβαιώνουν ότι πάνω από 7 στους 10 εργοδότες (72%) αντιμετωπίζουν σοβαρή δυσκολία στην εύρεση των κατάλληλων δεξιοτήτων, ποσοστό που στην Ελλάδα καταγράφει ιστορικά υψηλά επίπεδα. Σε μια τόσο ανταγωνιστική αγορά, η επιχείρηση που βασίζεται στην τύχη ή σε βιαστικές κινήσεις ρισκάρει διπλά.
Η επιτυχημένη πρόσληψη, λοιπόν, δεν ξεκινά από τη δημοσίευση της αγγελίας. Ξεκινά πολύ νωρίτερα και ολοκληρώνεται όταν ο νέος συνεργάτης αναλάβει ουσιαστικά τα καθήκοντά του.
Πώς μπορείτε να μετατρέψετε τη στελέχωση από μια διαδικασία υψηλού ρίσκου σε μια δομημένη επένδυση ανάπτυξης;
Ορισμός της Θέσης
Το συνηθέστερο λάθος στις μικρές επιχειρήσεις είναι ότι αναζητούν έναν «άνθρωπο για όλα», χωρίς να έχουν καθορίσει με ακρίβεια τη θέση. Για να γίνει σωστά ο σχεδιασμός, χρειάζεται να ξεκαθαρίσουμε δύο βασικά στοιχεία:
- Την Περιγραφή της Θέσης (Job Description): Δηλαδή τα συγκεκριμένα καθήκοντα, τις καθημερινές αρμοδιότητες, τα όρια ευθύνης και την ιεραρχική σχέση (σε ποιον αναφέρεται ο ρόλος).
- Τις Προδιαγραφές της Θέσης (Job Specifications): Τα πραγματικά προσόντα που πρέπει να διαθέτει ο υποψήφιος (απαραίτητες γνώσεις, εμπειρία, ικανότητες και στοιχεία προσωπικότητας).
Γιατί είναι απαραίτητα όλα αυτά;
Μια σαφής περιγραφή θέσης δεν βοηθά μόνο στην προσέλκυση του κατάλληλου ανθρώπου. Προστατεύει την επιχείρηση από σύγχυση αρμοδιοτήτων ή «κενά» εργασιών, προλαμβάνει συγκρούσεις και παράπονα μεταξύ των εργαζομένων για το ποιος κάνει τι, και θέτει τις βάσεις για αντικειμενική αξιολόγηση και δίκαιες αμοιβές.
Πριν γράψετε την αγγελία, αποφύγετε τους ασαφείς τίτλους ή τις υπερβολικές απαιτήσεις και απαντήστε στα εξής:
- Ποια συγκεκριμένα προβλήματα ή καθημερινές ανάγκες έρχεται να λύσει αυτή η θέση;
- Ποιοι είναι οι βασικοί δείκτες επιτυχίας και τα πρότυπα απόδοσης;
- Ποια προσόντα είναι πραγματικά απαραίτητα (must-have) και ποια απλώς επιθυμητά (nice-to-have);
Σύνταξη Αγγελίας με διαφάνεια και ειλικρίνεια
Μια στεγνή λίστα με ασαφείς όρους δεν προσελκύει τους κατάλληλους υποψηφίους.
Η αγγελία πρέπει να αντικατοπτρίζει την πραγματικότητα και την κουλτούρα της επιχείρησής σας. Εξηγήστε με σαφήνεια τον ρόλο, το περιβάλλον εργασίας, τις προοπτικές εξέλιξης και τα βασικά καθήκοντα.
Όσο πιο συγκεκριμένοι είστε, τόσο πιο ποιοτικά θα είναι τα βιογραφικά που θα λάβετε.
Η Ουσιαστική Συνέντευξη
Η διαδικασία της συνέντευξης δεν είναι μια τυπική γραφειοκρατική λίστα όπου απλώς κάνουμε “check” σε ερωτήσεις.
- Το πρώτο βήμα είναι η ουσιαστική γνωριμία με τον υποψήφιο. Στόχος είναι να γνωρίσετε πραγματικά τον άνθρωπο που έχετε απέναντί σας μέσα από έναν ανοιχτό και ειλικρινή διάλογο. Κατανοήστε τις αξίες του, τον τρόπο σκέψης του, τη στάση του απέναντι στις προκλήσεις και κατά πόσο ταιριάζει με την ομάδα σας.
- Το δεύτερο βήμα είναι η αξιολόγηση των δεξιοτήτων. Αντί για τις θεωρητικές-κλισέ ερωτήσεις όπως «ποια είναι τα πλεονεκτήματά σας», δώστε στον υποψήφιο ένα μικρό, πρακτικό πρόβλημα ή σενάριο που εμπίπτει στις καθημερινές αρμοδιότητες της θέσης και ζητήστε του να προτείνει μια λύση.
Η Πρόταση Συνεργασίας (Job Offer)
Όταν βρείτε τον κατάλληλο άνθρωπο, η πρόταση συνεργασίας πρέπει να γίνει άμεσα και με σαφήνεια.
Όπως αναδεικνύει η ετήσια έρευνα Randstad Workmonitor, οι προσδοκίες των εργαζομένων έχουν αλλάξει ριζικά: η ισορροπία προσωπικής και επαγγελματικής ζωής, το ευέλικτο περιβάλλον, ο σεβασμός στον προσωπικό χρόνο και οι ευκαιρίες μάθησης αξιολογούνται πλέον εξίσου, ή και περισσότερο, από τις αμιγώς οικονομικές απολαβές.
Μια σαφής και ολοκληρωμένη πρόταση που περιγράφει αναλυτικά τους όρους και τις προσδοκίες δείχνει σοβαρότητα και εμπνέει εμπιστοσύνη από την πρώτη στιγμή.
Από την Υπογραφή στην Πρώτη Ημέρα (Preboarding)
Η διαδικασία της πρόσληψης δεν τελειώνει με το «ναι» του υποψηφίου.
Το διάστημα από την αποδοχή της πρότασης μέχρι την πρώτη ημέρα στο γραφείο είναι κρίσιμο.
Κρατήστε επαφή, στείλτε χρήσιμες πληροφορίες για την εταιρεία και προετοιμάστε το γραφείο και τα εργαλεία εργασίας του εκ των προτέρων. Η θερμή και οργανωμένη υποδοχή επιβεβαιώνει στον νέο συνεργάτη ότι έκανε τη σωστή επιλογή.
Η Ομαλή Ένταξη (Onboarding)
Η πρώτη μέρα είναι μόνο η αρχή. Ένα δομημένο πλάνο onboarding εξασφαλίζει ότι ο νέος εργαζόμενος δεν «ρίχνεται στα βαθιά» χωρίς καθοδήγηση, αλλά λαμβάνει την απαραίτητη εκπαίδευση, υποστήριξη και ανατροφοδότηση για να ενσωματωθεί ομαλά στην ομάδα και να φτάσει στο 100% της απόδοσής του.
Η στελέχωση μιας επιχείρησης δεν είναι μια απλή διοικητική υποχρέωση, αλλά μια στρατηγική απόφαση που καθορίζει την καθημερινή της λειτουργία και την ανάπτυξή της.
Όταν αφιερώνεται ο απαραίτητος χρόνος για τον σωστό σχεδιασμό της θέσης και η αξιολόγηση γίνεται με μεθοδολογία, η επιχείρηση θωρακίζεται από το κόστος των λανθασμένων επιλογών και χτίζει μια ομάδα με διάρκεια, συνοχή και προοπτική.