ανάγνωση σε: 14 λεπτά
Τρεις ημερομηνίες επηρεάζουν άμεσα πωλήσεις, αποθήκη και ERP. Η 1η Οκτωβρίου για την ηλεκτρονική τιμολόγηση, η 12η Οκτωβρίου για τη δεύτερη φάση της ψηφιακής διακίνησης και η 1η Ιανουαρίου 2027 για την ενιαία κωδικοποίηση ειδών. Για την επιχείρηση που ήδη χρησιμοποιεί οργανωμένο ERP, δεν απαιτείται κατ’ ανάγκη αλλαγή του τρόπου με τον οποίο εργάζεται το προσωπικό. Απαιτείται όμως να ελεγχθεί πολύ πιο προσεκτικά τι πληροφορία καταχωρίζεται και πώς αυτή μεταφέρεται μέχρι το myDATA.
Από την 1η Οκτωβρίου 2026 αρχίζει η δεύτερη περίοδος της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής τιμολόγησης για τις συναλλαγές που καλύπτει η Α.1128/2025. Η περίοδος έως 31 Δεκεμβρίου 2026 δεν αποτελεί γενική παράταση. Η σταδιακή συμμόρφωση επιτρέπεται μόνο εφόσον έχει υποβληθεί εμπρόθεσμα η προβλεπόμενη δήλωση και έχει δηλωθεί έναρξη χρήσης Παρόχου ή timologio το αργότερο την 1η Οκτωβρίου.
Από 12 Οκτωβρίου 2026 τίθενται υποχρεωτικά σε εφαρμογή τα δεδομένα φόρτωσης, μεταφόρτωσης και παραλαβής, καθώς και ο ποσοτικός και ποιοτικός έλεγχος της Φάσης Β1 της ψηφιακής διακίνησης. Από 1η Ιανουαρίου 2027 ακολουθεί η Ενιαία Κωδικοποίηση Ειδών σύμφωνα με τη Συνδυασμένη Ονοματολογία.
Οι τρεις ημερομηνίες πρέπει να εξεταστούν μαζί, επειδή χρησιμοποιούν σε μεγάλο βαθμό τα ίδια στοιχεία: πελάτη, είδος, ποσότητα, μονάδα μέτρησης, εγκατάσταση και παραστατικό.
Επιχείρηση με ERP: τι αλλάζει και τι δεν αλλάζει
Για μια επιχείρηση που ήδη λειτουργεί με ERP χρειάζεται μία βασική αποσαφήνιση.
Ο εργαζόμενος δεν είναι υποχρεωτικό να εγκαταλείψει το πρόγραμμα στο οποίο σήμερα καταχωρίζει παραγγελίες και εκδίδει παραστατικά. Εφόσον το ERP έχει ενσωματωθεί σωστά με αδειοδοτημένο Πάροχο, η καταχώριση μπορεί να εξακολουθήσει να γίνεται μέσα στο ίδιο επιχειρησιακό περιβάλλον.
Αλλά υπάρχει μία ουσιώδης διαφορά.
Για την υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση, το ERP μόνο του δεν αποτελεί αποδεκτό τρόπο έκδοσης. Η ΑΑΔΕ αναγνωρίζει ως τρόπους συμμόρφωσης τις εφαρμογές timologio και myDATAapp ή τις υπηρεσίες αδειοδοτημένου Παρόχου.
Στην ψηφιακή διακίνηση ισχύει διαφορετικός κανόνας. Εκεί το ERP αποτελεί ρητά αποδεκτό κανάλι απευθείας διαβίβασης προς το myDATA, εφόσον είναι διασυνδεδεμένο με την ΑΑΔΕ μέσω της προβλεπόμενης διεπαφής.
Αυτή η διάκριση πρέπει να έχει αποσαφηνιστεί με τον προμηθευτή λογισμικού. Άλλο ο τρόπος έκδοσης ηλεκτρονικού τιμολογίου και άλλο το κανάλι διαβίβασης της ψηφιακής διακίνησης.
Πριν ελεγχθεί το πρόγραμμα, πρέπει να ελεγχθούν τα δεδομένα
Η τεχνική σύνδεση μπορεί να λειτουργεί σωστά και το αποτέλεσμα να εξακολουθεί να είναι λανθασμένο.
Λάθος χώρα πελάτη, παλιό ΑΦΜ, διπλή καρτέλα είδους, διαφορετική μονάδα μέτρησης για το ίδιο προϊόν ή λανθασμένη εγκατάσταση δεν διορθώνονται επειδή το παραστατικό διαβιβάστηκε επιτυχώς.
Αντίθετα, ένα λανθασμένο σταθερό δεδομένο μπορεί να επαναλαμβάνεται σε κάθε επόμενη συναλλαγή.
Για αυτό η προετοιμασία της επιχείρησης πρέπει να περιλαμβάνει έλεγχο των ενεργών καρτελών πελατών, ειδών, εγκαταστάσεων, αποθηκών και μονάδων μέτρησης. Δεν έχει ιδιαίτερη αξία να καθαριστούν μηχανικά χιλιάδες παλιοί κωδικοί. Προτεραιότητα χρειάζονται οι εγγραφές που παράγουν σήμερα συναλλαγές.
Η συγκεκριμένη εργασία αποκτά πρόσθετη σημασία επειδή από το 2027 η καρτέλα του είδους θα συνδεθεί και με την Ενιαία Κωδικοποίηση.
Από 12 Οκτωβρίου η παραλαβή αποκτά δική της ψηφιακή πληροφορία
Η Φάση Β1 δεν αφορά μόνο εκείνον που εκδίδει το δελτίο.
Η Α.1123/2024 προβλέπει παρακολούθηση φορτώσεων και μεταφορτώσεων, παραλαβή παραστατικού και αγαθών και ποσοτικό και ποιοτικό έλεγχο από τον λήπτη.
Αυτό έχει άμεση εφαρμογή στην αποθήκη.
Αν αποσταλούν 100 τεμάχια και παραληφθούν 96, η έκδοση του αρχικού παραστατικού δεν κλείνει πλέον όλη τη διαδικασία. Η ΑΑΔΕ προβλέπει διαβίβαση της παραλαβής σε πραγματικό χρόνο κατά την ολοκλήρωσή της και διαβίβαση διαφορών πλεονάσματος ή ελλείμματος μέσα σε 15 ημέρες. Για παραλαβές από το εξωτερικό προβλέπεται προθεσμία πέντε ημερών.
Η επιχείρηση πρέπει συνεπώς να έχει απαντήσει πριν από την εφαρμογή σε τρία πολύ απλά ερωτήματα.
Ποιος επιβεβαιώνει τι παραλήφθηκε. Ποιος καταχωρίζει τη διαφορά. Ποιος ελέγχει ότι η πληροφορία επέστρεψε σωστά στο ERP.
Αν μια ποσοτική διαφορά παραμένει μόνο σε ένα email, ένα τηλέφωνο ή ένα χαρτί της αποθήκης, η διαδικασία δεν είναι επαρκώς οργανωμένη.
Μην ελέγξετε μόνο την απλή πώληση
Η συνήθης πώληση είναι η ευκολότερη περίπτωση για ένα ERP.
Οι αστοχίες εμφανίζονται συχνότερα στις λιγότερο συχνές κινήσεις.
Επιστροφή. Μερική παράδοση. Μεταφορά μεταξύ εγκαταστάσεων. Αποθήκευση σε τρίτο. Δειγματισμός. Έκθεση. Μεταφόρτωση. Αντίστροφη διακίνηση.
Το κανονιστικό και τεχνικό πλαίσιο προβλέπει διαφορετικούς σκοπούς διακίνησης, καταστάσεις παράδοσης, παραστατικά ποσοτικής παραλαβής και δυνατότητες συσχέτισης ή ακύρωσης. Η τρέχουσα έκδοση myDATA 2.0.2 έχει ήδη ενσωματώσει σχετικές λειτουργίες, μεταξύ άλλων για μερική παράδοση και παραστατικά 10.1 και 10.2.
Επομένως η σωστή ερώτηση προς τον προμηθευτή ERP δεν είναι «υποστηρίζουμε το ψηφιακό δελτίο;».
Είναι αν υποστηρίζονται οι συγκεκριμένες περιπτώσεις διακίνησης που εμφανίζονται στην επιχείρηση.
Ζύγιση: εδώ χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή
Για επιχειρήσεις που διακινούν προϊόντα σε κιλά η ζύγιση χρειάζεται χωριστό έλεγχο.
Το μορφότυπο της Α.1123/2024 περιλαμβάνει την τελική ζυγιζόμενη ποσότητα σε κιλά ως πληροφορία της δεύτερης φάσης.
Υπάρχει όμως μία σημαντική λεπτομέρεια που δεν πρέπει να γενικευτεί.
Η ένδειξη «Προς Ζύγιση» δεν σημαίνει ότι κάθε επιχείρηση μπορεί να ξεκινά τη διακίνηση με μια πρόχειρη ποσότητα και να ζυγίζει αργότερα. Η Α.1047/2025 τη συνδέει ειδικά με την περίπτωση στην οποία, πριν από την έναρξη της διακίνησης, η ποσότητα δεν μπορεί αντικειμενικά να ζυγιστεί από την επιχείρηση επειδή δεν διαθέτει πλάστιγγα. Στην περίπτωση αυτή δηλώνεται κατά προσέγγιση ποσότητα κατά τη διακίνηση.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για χύδην προϊόντα, αγροτικά προϊόντα, μέταλλα, ανακυκλώσιμα υλικά, πρώτες ύλες και γενικά επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν γεφυροπλάστιγγα ή άλλη διαδικασία οριστικοποίησης βάρους.
Πρέπει να έχει προσδιοριστεί πού γίνεται η τελική ζύγιση, ποιος καταχωρίζει το αποτέλεσμα και πώς η τελική ποσότητα συμφωνεί με αποθήκη και παραλαβή.
Επίσης, βάρος προϊόντος και συσκευασία δεν είναι το ίδιο δεδομένο. Η Α.1123/2024 προβλέπει χωριστά μονάδα μέτρησης και είδος συσκευασίας. Δέκα παλέτες μπορεί να αποτελούν τη συσκευασία. Τα 4.850 κιλά είναι η ποσότητα του προϊόντος.
Οι εξαιρέσεις της διακίνησης πρέπει να έχουν αποφασιστεί πριν από την αποστολή
Η ΑΑΔΕ προβλέπει συγκεκριμένες εξαιρέσεις από την υποχρέωση ψηφιακού παραστατικού διακίνησης. Μεταξύ άλλων υπάρχουν περιπτώσεις διακίνησης εντός της ίδιας εγκατάστασης ή μεταξύ εγκαταστάσεων έως δέκα χιλιόμετρα, συγκεκριμένες διακινήσεις παγίων, εργαλεία τεχνικών και ορισμένες λιανικές συναλλαγές.
Το θέμα για την επιχείρηση δεν είναι να απομνημονεύσει ο υπάλληλος της αποθήκης τις εξαιρέσεις.
Πρέπει να έχει καθοριστεί εκ των προτέρων ποιες αφορούν τη συγκεκριμένη επιχείρηση και πώς αντιμετωπίζονται στο ERP.
Μια εξαίρεση που εφαρμόζεται κατά περίπτωση με προφορική κρίση διαφορετικών εργαζομένων είναι πιθανή πηγή ασυνέπειας.
Η προετοιμασία για το 2027 δεν είναι «να βάλουμε TARIC»
Από 1η Ιανουαρίου 2027 η Φάση Β2 προβλέπει Ενιαία Κωδικοποίηση Ειδών σύμφωνα με τη Συνδυασμένη Ονοματολογία του Κανονισμού 2658/1987.
Οι εσωτερικοί κωδικοί προϊόντων της επιχείρησης δεν χρειάζεται να καταργηθούν. Εκείνο που πρέπει να προετοιμαστεί είναι η σωστή ταξινόμηση και αντιστοίχιση των ειδών.
Εδώ χρειάζεται προσοχή στον όρο TARIC.
Η Συνδυασμένη Ονοματολογία είναι οκταψήφια. Το TARIC χρησιμοποιεί τη Συνδυασμένη Ονοματολογία ως βάση και προσθέτει περαιτέρω ψηφία για πρόσθετη δασμολογική εξειδίκευση. Επομένως δεν είναι τεχνικά σωστό να θεωρείται ότι από 1η Ιανουαρίου 2027 κάθε επιχείρηση πρέπει απλώς να συμπληρώσει έναν δεκαψήφιο TARIC σε κάθε προϊόν.
Για μια επιχείρηση με χιλιάδες κωδικούς το πρώτο βήμα είναι άλλο.
Να εντοπίσει ποιοι κωδικοί είναι ενεργοί, ποιοι είναι διπλοί, ποιες περιγραφές είναι ανεπαρκείς και ποια είδη δεν μπορούν να ταξινομηθούν με ασφάλεια χωρίς πρόσθετα τεχνικά χαρακτηριστικά.
Η αντιστοίχιση πάνω σε προβληματικό αρχείο ειδών απλώς μεταφέρει το πρόβλημα σε νέο πεδίο.
Τι πρέπει να έχει ζητήσει η διοίκηση πριν από τις ημερομηνίες εφαρμογής
Μια επιχείρηση που ήδη χρησιμοποιεί σωστά ERP δεν χρειάζεται να αλλάξει τη βασική της λειτουργία για να προσαρμοστεί.
Χρειάζεται να γνωρίζει αν το ERP της ολοκληρώνει σωστά την ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω Παρόχου, αν καλύπτει τις πραγματικές περιπτώσεις διακίνησης, αν η αποθήκη μπορεί να καταγράφει παραλαβές και αποκλίσεις, αν η ζύγιση έχει αντιμετωπιστεί σωστά και αν το αρχείο ειδών μπορεί να υποστηρίξει την κωδικοποίηση του 2027.
Υπάρχει και ένας τελευταίος έλεγχος που αξίζει περισσότερο από μια ακόμη παρουσίαση λογισμικού.
Πάρτε μία πραγματική συναλλαγή της επιχείρησης και ακολουθήστε την από την παραγγελία μέχρι την τελική παραλαβή.
Ο πελάτης είναι σωστός.
Το είδος είναι σωστό.
Η μονάδα μέτρησης είναι σωστή.
Η ποσότητα που έφυγε συμφωνεί με την ποσότητα που παραδόθηκε.
Αν υπήρξε ζύγιση, έχει καταχωριστεί η σωστή τελική ποσότητα.
Αν υπήρξε διαφορά, έχει αποτυπωθεί.
Το παραστατικό έχει εκδοθεί από το σωστό κανάλι.
Αν σε ένα από αυτά τα σημεία η απάντηση δεν είναι σαφής, εκεί χρειάζεται παρέμβαση πριν από την υποχρεωτική εφαρμογή.
Η αλλαγή για τις επιχειρήσεις δεν είναι ότι προστίθενται μερικά ακόμη πεδία στο myDATA.
Περισσότερα δεδομένα της εμπορικής λειτουργίας παύουν να μένουν μόνο μέσα στην επιχείρηση και αποκτούν φορολογική χρήση.
Αυτό κάνει την ποιότητα των δεδομένων, την αποθήκη και τη σωστή παραμετροποίηση του ERP εξίσου σημαντικές με την ίδια την έκδοση του παραστατικού.
Νομική και διοικητική βάση
- Α.1128/2025, όπως ισχύει. Καθορίζει το πεδίο και το χρονοδιάγραμμα της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Για τη δεύτερη περίοδο η εφαρμογή αρχίζει την 1η Οκτωβρίου 2026.
- Α.1112/2025. Ρυθμίζει τη λειτουργία των Παρόχων Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων και τη Δήλωση Έναρξης Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων. Η ΑΑΔΕ διευκρινίζει ότι ERP μόνο του δεν αποτελεί αποδεκτό τρόπο συμμόρφωσης με την υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση.
- Α.1122/2024, όπως τροποποιήθηκε με την Α.1094/2026. Η Φάση Β1 της ψηφιακής διακίνησης αρχίζει υποχρεωτικά στις 12 Οκτωβρίου 2026 και η Φάση Β2 την 1η Ιανουαρίου 2027.
- Α.1123/2024, όπως ισχύει. Ρυθμίζει το περιεχόμενο, τον μορφότυπο, τα κανάλια διαβίβασης, τις φορτώσεις και μεταφορτώσεις, την παραλαβή, τις μονάδες μέτρησης, την τελική ζυγιζόμενη ποσότητα και τα στοιχεία της ψηφιακής διακίνησης.
- Α.1047/2025. Εξειδικεύει, μεταξύ άλλων, την ένδειξη «Προς Ζύγιση» και τη συνδέει με αντικειμενική αδυναμία ζύγισης πριν από την εκκίνηση της διακίνησης λόγω έλλειψης πλάστιγγας.
- Τεχνικές προδιαγραφές myDATA έκδοση 2.0.2. Περιλαμβάνουν λειτουργίες για παραστατικά ποσοτικής παραλαβής, μερική παράδοση, καταστάσεις διακίνησης, συσχετίσεις και ακυρώσεις που συνδέονται με τη Β΄ φάση.
- Κανονισμός ΕΟΚ 2658/1987 και Συνδυασμένη Ονοματολογία. Αποτελούν τη βάση της Ενιαίας Κωδικοποίησης Ειδών από 1η Ιανουαρίου 2027. Η Συνδυασμένη Ονοματολογία χρησιμοποιεί οκταψήφιους κωδικούς και διακρίνεται από την περαιτέρω δεκαψήφια επέκταση TARIC.