ανάγνωση σε: 10 λεπτά
Του Νικόλαου Σπυρόπουλου, Προγραμματιστή – Αναλυτή, Γραμματέα Επιτροπής Πληροφορικής και Νέων Τεχνολογιών του ΕΕΑ, Συμβούλου Ψηφιακών Συναλλαγών ΠΑΕΛΟ, Συγγραφέα και Αρθρογράφου
Η εμπειρία χρήσης μιας φορητής συσκευής που συνδυάζει παραστατικά και πληρωμές με πελατολόγιο και δυνατότητα συνέχισης της λειτουργίας σε βλάβη του βασικού ταμείου
Ένα προϊόν φτάνει στον πάγκο, ο πελάτης επιλέγει να πληρώσει με κάρτα και ο εργαζόμενος χρειάζεται να ολοκληρώσει τη συναλλαγή χωρίς καθυστέρηση. Σε αυτό το απλό σενάριο φαίνεται τι μπορεί να αλλάξει μια ταμειακή AIO: η αναζήτηση του είδους, η έκδοση της απόδειξης και η είσπραξη γίνονται μέσα από την ίδια φορητή συσκευή.
Ο όρος AIO προέρχεται από το All in One.
Στις συγκεκριμένες λύσεις συνυπάρχουν το λογισμικό του ταμειακού συστήματος και η εφαρμογή αποδοχής πληρωμών. Η έκδοση συνδέεται με υπηρεσία αδειοδοτημένου παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης και η πληρωμή με την αντίστοιχη υπηρεσία πληρωμών. Για τον άνθρωπο πίσω από τον πάγκο, η ουσία βρίσκεται στο πόσο εύκολα μπορεί να ολοκληρώσει την πώληση και να εξυπηρετήσει τον επόμενο πελάτη.
Η ΑΑΔΕ περιλαμβάνει τις All in One στις διαθέσιμες επιλογές ταμειακών συστημάτων.
Μια κατάλληλα ενεργοποιημένη λύση μπορεί να αναλάβει τη λειτουργία της παραδοσιακής ταμειακής, σύμφωνα με το ισχύον πλαίσιο και τις ανάγκες της επιχείρησης. Η αγορά ενός απλού POS από μόνη της δεν αρκεί. Χρειάζονται συμβατή εφαρμογή, οι κατάλληλες υπηρεσίες και σωστή παραμετροποίηση. Η μετάβαση οργανώνεται με τον λογιστή και τον τεχνικό συνεργάτη, μαζί με τις τυχόν ενέργειες που αφορούν τον παλιό φορολογικό μηχανισμό.
Στην καθημερινή χρήση, η πρώτη διαφορά εμφανίζεται στην καταχώριση του είδους.
Με ενσωματωμένο σαρωτή barcode από την κάμερα της συσκευής, ο εργαζόμενος μπορεί να αναζητήσει το προϊόν και να το προσθέσει στο παραστατικό. Όταν ο κωδικός είναι ήδη συνδεδεμένος με την καρτέλα του είδους, ανακτώνται τα στοιχεία του. Όταν πρόκειται για νέο προϊόν, ο κωδικός μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία της καρτέλας του, συμπληρώνοντας την περιγραφή, την τιμή και τα υπόλοιπα απαραίτητα στοιχεία.
Η ίδια λογική συνεχίζεται στην πληρωμή.
Το ποσό της συναλλαγής συνδέεται με το παραστατικό μέσα από την υποστηριζόμενη διαδικασία της εφαρμογής. Περιορίζεται έτσι η ανάγκη να καταχωρίζεται χωριστά το ίδιο ποσό σε διαφορετικές συσκευές. Η απόδειξη λιανικής ή παροχής υπηρεσιών και η είσπραξη αποτελούν μέρη της ίδιας εργασίας, ενώ τα στοιχεία του παραστατικού διαβιβάζονται στο myDATA μέσω του προβλεπόμενου καναλιού.
Οι δυνατότητες μπορούν να επεκτείνονται σε τιμολόγια, πιστωτικά και λοιπά παραστατικά που χρειάζεται η επιχείρηση, ανάλογα με το λογισμικό και το ενεργοποιημένο πακέτο. Ο πελάτης που ζητά τιμολόγιο εξυπηρετείται από την ίδια εφαρμογή, με ανάκτηση ή καταχώριση των στοιχείων του. Φόροι, τέλη, παρακρατήσεις και κρατήσεις υπολογίζονται όπου εφαρμόζονται, με την αντίστοιχη παραμετροποίηση. Το εύρος των παραστατικών και των ειδικών περιπτώσεων χρειάζεται να ελέγχεται πριν από την επιλογή της λύσης.
Για μια επιχείρηση με επαναλαμβανόμενους πελάτες, ιδιαίτερη σημασία έχει το πελατολόγιο.
Η δυνατότητα να συνδέονται τα παραστατικά με την καρτέλα του πελάτη επιτρέπει την αναζήτηση προηγούμενων συναλλαγών και βοηθά στην επόμενη εξυπηρέτηση. Ένα επαναλαμβανόμενο τιμολόγιο, η αναζήτηση μιας αγοράς ή η διαχείριση μιας επιστροφής γίνονται ευκολότερα όταν τα στοιχεία είναι οργανωμένα και προσβάσιμα στον εξουσιοδοτημένο εργαζόμενο.
Το οργανωμένο πελατολόγιο μπορεί να υποστηρίξει και τη συνέχεια της εμπορικής σχέσης.
Με βάση προηγούμενες αγορές, η επιχείρηση μπορεί να προετοιμάσει μια ενημέρωση για σχετικά προϊόντα ή υπηρεσίες, εφόσον διαθέτει τα κατάλληλα εργαλεία και έχει τη νόμιμη δυνατότητα επικοινωνίας. Στο μοντέλο που περιγράφουμε, η επαναπροσέγγιση γίνεται με προηγούμενη, σαφή και καταγεγραμμένη συγκατάθεση του πελάτη, την οποία μπορεί να ανακαλέσει εύκολα. Η χρήση των αγορών του για αυτόν τον σκοπό περιλαμβάνεται στην ενημέρωση που λαμβάνει.
Η καταχώριση στοιχείων για την έκδοση ενός τιμολογίου δεν αποτελεί αυτομάτως συγκατάθεση για διαφημιστικά μηνύματα.
Η επιλογή του πελάτη για εμπορική επικοινωνία παραμένει διακριτή από την εξυπηρέτηση της συναλλαγής. Συλλέγονται τα απαραίτητα δεδομένα, η πρόσβαση περιορίζεται στους αρμόδιους χρήστες και η επιχείρηση σέβεται την επιθυμία διακοπής της επικοινωνίας.
Η φορητότητα αλλάζει επίσης το σημείο στο οποίο μπορεί να ολοκληρωθεί η πώληση.
Σε μια έκθεση, μια υπαίθρια αγορά, μια παράδοση ή μια εργασία εκτός έδρας, η έκδοση παραστατικού και η είσπραξη μπορούν να ακολουθούν τον εργαζόμενο. Προϋποθέσεις είναι η κατάλληλη συσκευή, η υποστηριζόμενη χρήση και η διαθέσιμη σύνδεση δεδομένων καθώς επίσης να επιτρέπεται ή να γνωστοποείται στην ΑΑΔΕ η φορητότητα αυτή. Στο κατάστημα, η ίδια δυνατότητα μπορεί να δημιουργήσει ένα πρόσθετο σημείο εξυπηρέτησης όταν αυξάνεται η κίνηση.
Για τις αλυσίδες καταστημάτων, οι AIO μπορούν να αποτελέσουν και εναλλακτική λύση λειτουργίας όταν παρουσιαστεί βλάβη στο βασικό ταμειακό σύστημα ή διακοπή ρεύματος.
Μια συμβατή φορητή συσκευή με φορτισμένη μπαταρία και ενεργή σύνδεση δεδομένων μέσω SIM μπορεί να υποστηρίξει την έκδοση παραστατικών και τις εισπράξεις χωρίς να εξαρτάται από την ηλεκτροδότηση και το Wi-Fi του καταστήματος, εφόσον παραμένουν διαθέσιμες οι υπηρεσίες παρόχου και πληρωμών.
Η χρησιμότητα αυτή προϋποθέτει προετοιμασία.
Το εναλλακτικό σύστημα πρέπει να έχει ενεργοποιηθεί για τη συγκεκριμένη επιχείρηση και εγκατάσταση, με τα σωστά στοιχεία, τις κατάλληλες σειρές παραστατικών και τις απαραίτητες υπηρεσίες. Οι εργαζόμενοι χρειάζεται να γνωρίζουν πότε το χρησιμοποιούν και πώς ελέγχουν την έκδοση και την πληρωμή. Κατά την επιστροφή του βασικού συστήματος ελέγχεται ότι οι συναλλαγές έχουν καταγραφεί σωστά, ώστε να αποφεύγονται διπλές εκδόσεις ή χρεώσεις.
Αυτή η προετοιμασία μπορεί να αποδειχθεί ιδιαίτερα χρήσιμη σε ένα δίκτυο καταστημάτων. Η βλάβη αφορά ένα σημείο, αλλά η διοίκηση χρειάζεται να γνωρίζει αν οι πωλήσεις συνεχίζονται και πώς θα συμφωνηθούν τα στοιχεία τους. Μια κοινή διαδικασία εφεδρικής λειτουργίας βοηθά το προσωπικό να αντιδράσει με συγκεκριμένα βήματα. Η αυτονομία της μπαταρίας, η κάλυψη του δικτύου κινητής και η δυνατότητα εκτύπωσης, όπου χρειάζεται, δοκιμάζονται εκ των προτέρων.
Με προαιρετική επέκταση της εφαρμογής, η ίδια συσκευή μπορεί να χρησιμοποιηθεί και στην ψηφιακή διακίνηση αγαθών. Η έκδοση δελτίου αποστολής και η καταγραφή έναρξης διακίνησης, φόρτωσης, μεταφόρτωσης ή παραλαβής με σάρωση QR code συνδέουν την εργασία στο κατάστημα με την αποθήκη και τη διανομή. Η κάλυψη αυτών των λειτουργιών εξαρτάται από την ενεργοποιημένη υπηρεσία και τον ρόλο της επιχείρησης στη διακίνηση.
Σημαντική είναι και η συνεργασία με την υπάρχουσα εμπορική εφαρμογή.
Η αξία της φορητής συσκευής αυξάνεται όταν είδη, τιμές και πελάτες μπορούν να συγχρονίζονται με την κεντρική υποδομή. Η συμβατότητα και το εύρος του συγχρονισμού εξετάζονται για τον συγκεκριμένο συνδυασμό εφαρμογών. Έτσι, ο εργαζόμενος μπορεί να εξυπηρετεί στο σημείο της συναλλαγής και η διοίκηση να συγκεντρώνει τα στοιχεία που χρειάζεται.
Από τη σκοπιά του χρήστη, η επιλογή κρίνεται σε πραγματικές συνθήκες εργασίας.
Σε μια δοκιμή μπορούν να περιληφθούν μια πώληση με barcode, η έκδοση τιμολογίου σε γνωστό πελάτη, μια επιστροφή και η μετάβαση σε σύνδεση SIM όταν το Wi-Fi δεν είναι διαθέσιμο. Με αυτόν τον τρόπο, η επιχείρηση διαπιστώνει πόσο εύκολα μαθαίνει τη διαδικασία ο εργαζόμενος, πώς διορθώνεται ένα λάθος και αν η λύση μπορεί να υποστηρίξει την εξυπηρέτηση όταν το κατάστημα τη χρειαστεί.