ανάγνωση σε: 8 λεπτά
Τι έχει δείξει η εμπειρία της Βρετανικής αγοράς και γιατί τα Ελληνικά λογιστικά γραφεία χρειάζεται να επανεξετάσουν τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζονται τον επαγγελματικό τους κίνδυνο.
Του Κωνσταντίνου Ανδρούτσου
Ένα ανθρώπινο λάθος μπορεί να έχει πολύ μεγαλύτερο κόστος από όσο υπολογίζουμε
Μπορεί ένα λάθος στο myDATA, μια εκπρόθεσμη δήλωση ή μια παράλειψη ενός συνεργάτη να απειλήσει την οικονομική βιωσιμότητα ενός λογιστικού γραφείου; Το ερώτημα ίσως ακούγεται υπερβολικό. Δεν είναι όμως καθόλου θεωρητικό.
Τα λογιστικά γραφεία διαχειρίζονται καθημερινά οικονομικές πληροφορίες, φορολογικές υποχρεώσεις και προθεσμίες που μπορούν να επηρεάσουν ουσιαστικά τη λειτουργία των επιχειρήσεων που εξυπηρετούν. Ένα ανθρώπινο λάθος δεν σημαίνει αυτομάτως ότι ο λογιστής ευθύνεται για κάθε συνέπεια. Μπορεί όμως, υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις, να δημιουργήσει διαφωνίες με τον πελάτη, απαιτήσεις αποζημίωσης και σημαντικό οικονομικό κόστος. Αυτός είναι ένας κίνδυνος που αξίζει να συζητηθεί περισσότερο στην Ελληνική αγορά.
Τι δείχνει η διεθνής εμπειρία
Η εμπειρία μου από το επαγγελματικό περιβάλλον του Λονδίνου με έκανε να αντιμετωπίζω διαφορετικά την έννοια της επαγγελματικής ευθύνης. Στη Βρετανική αγορά, η συζήτηση για την επαγγελματική ασφάλιση δεν περιορίζεται στο ερώτημα αν κάποιος επιθυμεί να αγοράσει ένα ασφαλιστικό προϊόν. Αφορά κυρίως τον τρόπο με τον οποίο ένα επαγγελματικό γραφείο οργανώνει τη λειτουργία του και προστατεύεται από τις οικονομικές συνέπειες ενός σφάλματος.
Κορυφαίοι διεθνείς επαγγελματικοί φορείς (όπως το ICAEW και το ACCA) έχουν ενσωματώσει συγκεκριμένες απαιτήσεις επαγγελματικής ασφαλιστικής κάλυψης στο πλαίσιο λειτουργίας των μελών τους. Η προσέγγιση αυτή αντανακλά μια σημαντική αντίληψη: ακόμη και ένας σωστά οργανωμένος επαγγελματίας δεν μπορεί να εξαλείψει κάθε πιθανότητα λάθους. Αυτό που μπορεί να κάνει είναι να περιορίσει τόσο την πιθανότητα εμφάνισής του όσο και τις συνέπειές του.
Το myDATA αλλάζει και την έκταση του επαγγελματικού κινδύνου
Η ψηφιοποίηση της φορολογικής διαδικασίας (myDATA, προσυμπληρωμένες δηλώσεις, ηλεκτρονική τιμολόγηση) έχει μεταβάλει τον τρόπο λειτουργίας των λογιστικών γραφείων, δημιουργώντας ένα περιβάλλον με περισσότερα σημεία ελέγχου.
Μια λανθασμένη καταχώριση μπορεί να επηρεάσει τη συμφωνία των βιβλίων με τα δεδομένα της φορολογικής διοίκησης. Μια παράλειψη ή μια χαμένη προθεσμία μπορεί να οδηγήσει σε διορθωτικές ενέργειες, καθυστερήσεις ή φορολογικές συνέπειες για τον πελάτη.
Υπάρχει όμως μια σημαντική διάκριση. Δεν αποτελεί κάθε λάθος στο myDATA παράβαση που συνεπάγεται αυτομάτως πρόστιμο, ούτε κάθε δυσλειτουργία των κρατικών συστημάτων βαρύνει τον λογιστή. Η ευθύνη πρέπει να εξετάζεται με βάση τη συγκεκριμένη πράξη, τις υποχρεώσεις που είχε αναλάβει ο επαγγελματίας και τη σχέση ανάμεσα στο σφάλμα και στην οικονομική συνέπεια. Ακριβώς γι’ αυτό χρειάζεται να διαχωρίζουμε τη φορολογική ευθύνη της επιχείρησης από την ενδεχόμενη αστική επαγγελματική ευθύνη του λογιστή.
Πού προσφέρει πραγματική λύση η ασφάλιση και ποια είναι τα όριά της
Η ασφάλιση αστικής επαγγελματικής ευθύνης είναι ένας από τους τρόπους με τους οποίους μπορεί να αντιμετωπιστεί μέρος αυτού του κινδύνου. Αποτελεί μια ουσιαστική λύση για συγκεκριμένα στοιχεία, όπως οι απαιτήσεις τρίτων που προκύπτουν από αμέλεια ή η κάλυψη των εξόδων νομικής υποστήριξης. Δεν αποτελεί όμως εγγύηση ότι κάθε οικονομική συνέπεια θα καλυφθεί, καθώς τα ασφαλιστήρια διαφέρουν ουσιαστικά μεταξύ τους.
Κατά την αξιολόγηση ενός ασφαλιστηρίου επαγγελματικής ευθύνης, χρειάζεται να εξετάζονται οι καλύψεις, οι εξαιρέσεις και οι όροι που συνδέονται με τις πραγματικές ανάγκες του γραφείου:
- Χαμηλή απαλλαγή στα διαχειριστικά λάθη: Μείωση του ποσού της απαλλαγής στα €150-€250 για συνήθη σφάλματα, ώστε να καλύπτονται τα καθημερινά μικροπρόστιμα.
- Ρήτρα “First Dollar Defense”: Άμεση ανάληψη των εξόδων νομικής άμυνας από την ασφαλιστική από το πρώτο ευρώ, χωρίς την εφαρμογή της απαλλαγής.
- Διευρυμένη κάλυψη προσωπικού: Ρητή προστασία για λάθη που γίνονται από υπαλλήλους, βοηθούς ή εξωτερικούς συνεργάτες του γραφείου.
- Ρήτρα διασταυρούμενης ευθύνης (Cross Liability): Απαραίτητη δικλείδα ασφαλείας για εταιρικά σχήματα ή συστεγαζόμενα γραφεία (απαιτήσεις μεταξύ εταίρων).
- Αναδρομική Ισχύς (Retroactive Cover): Κρίσιμη κάλυψη στα συμβόλαια claims made για λάθη του παρελθόντος που ανακαλύπτονται σήμερα, ακόμη και αν μεσολαβήσει αλλαγή ασφαλιστικής εταιρείας.
Το πιο σημαντικό μέτρο προστασίας παραμένει η οργάνωση του γραφείου
Θα ήταν λάθος να περιορίσουμε τη συζήτηση αποκλειστικά στην ασφάλιση. Ο επαγγελματικός κίνδυνος περιορίζεται πρώτα μέσα από την καθημερινή λειτουργία του λογιστικού γραφείου. Σαφής κατανομή αρμοδιοτήτων, έλεγχος κρίσιμων προθεσμιών και τεκμηρίωση των οδηγιών του πελάτη μπορούν να μειώσουν ουσιαστικά τις πιθανότητες ενός σοβαρού λάθους.
Ο λογιστής δεν μπορεί να θεωρείται αυτονόητα υπεύθυνος για κάθε πληροφορία που δεν του παραδόθηκε, για κάθε επιχειρηματική απόφαση του πελάτη ή για κάθε δυσλειτουργία ενός εξωτερικού συστήματος. Μια ξεκάθαρη επαγγελματική σχέση, αποτυπωμένη σε ένα σωστό ιδιωτικό συμφωνητικό, μπορεί να αποτρέψει πολλές από τις διαφωνίες.
Τέσσερα ερωτήματα που αξίζει να απασχολήσουν κάθε λογιστικό γραφείο
- Πόσο μεγάλη οικονομική απαίτηση θα μπορούσε να αντιμετωπίσει το γραφείο μου χωρίς να επηρεαστεί σοβαρά η λειτουργία του;
- Έχω καταγράψει με σαφήνεια τις επαγγελματικές υποχρεώσεις που αναλαμβάνω απέναντι στους πελάτες μου;
- Διαθέτω διαδικασίες που περιορίζουν τα ανθρώπινα λάθη και μου επιτρέπουν να αποδεικνύω ποιες ενέργειες πραγματοποιήθηκαν;
- Εάν έχω ασφαλιστήριο επαγγελματικής ευθύνης, γνωρίζω πραγματικά τα όρια, τις εξαιρέσεις και τις προϋποθέσεις ενεργοποίησής του;
Αυτά τα ερωτήματα είναι σημαντικότερα από την απλή σύγκριση ασφαλίστρων ή από την επιλογή ενός συμβολαίου με βάση αποκλειστικά το κόστος του. Αφορούν τη συνολική ανθεκτικότητα μιας επαγγελματικής δραστηριότητας.
Η εξέλιξη της ψηφιακής φορολογίας στην Ελλάδα μεταβάλλει ραγδαία τις απαιτήσεις που αντιμετωπίζουν οι επαγγελματίες. Η απάντηση δεν μπορεί να είναι μόνο περισσότερη δουλειά και μεγαλύτερη προσωπική προσπάθεια. Χρειάζονται καλύτερη οργάνωση, σαφέστερες επαγγελματικές συμφωνίες, ουσιαστική διαχείριση κινδύνων και ενημέρωση για τους τρόπους οικονομικής προστασίας.
Το πραγματικό ερώτημα τελικά δεν είναι αν ένας καλός λογιστής μπορεί να κάνει λάθος. Όλοι οι επαγγελματίες μπορούν. Το ερώτημα είναι αν ένα λογιστικό γραφείο έχει οργανωθεί έτσι ώστε ένα λάθος να μη θέσει σε κίνδυνο όλα όσα έχει δημιουργήσει. Και αυτή είναι μια συζήτηση που η Ελληνική λογιστική αγορά αξίζει να ανοίξει πριν βρεθεί αντιμέτωπη με τις συνέπειες.
Κωνσταντίνος Ανδρούτσος, Αναλογιστής Aon London