Ποιες επαγγελματικές δαπάνες εκπίπτουν και ποιες όχι; 20 παραδείγματα και πώς τις τεκμηριώνουμε

ανάγνωση σε: 25 λεπτά

Πρακτικός οδηγός για επιχειρηματίες και λογιστές – Τι αναγνωρίζει η εφορία, τι ισχύει για τον ΦΠΑ και πώς αποφεύγουμε προβλήματα στον έλεγχο

Του Λάμπρου Μπέλεση

«Να το περάσουμε στα έξοδα;»

Είναι ίσως μία από τις συχνότερες ερωτήσεις που ακούει ένας λογιστής.

Μπορεί να αφορά ένα κινητό τηλέφωνο, ένα επαγγελματικό γεύμα, ένα ταξίδι, ένα αυτοκίνητο ή έναν υπολογιστή.

Η απάντηση όμως δεν είναι πάντοτε ένα απλό «ναι» ή «όχι».

Γιατί άλλο πράγμα είναι να καταχωρίζεται μια δαπάνη στα βιβλία, άλλο να αναγνωρίζεται για τον υπολογισμό των φορολογητέων κερδών και άλλο να εκπίπτει ο ΦΠΑ της.

Υπάρχει και ένα ακόμη ερώτημα:

Αν αύριο γίνει φορολογικός έλεγχος, μπορούμε να αποδείξουμε γιατί πραγματοποιήθηκε η συγκεκριμένη δαπάνη;

Ας δούμε λοιπόν 20 καθημερινές περιπτώσεις, με συγκεκριμένα παραδείγματα και τρόπους τεκμηρίωσης.

1. Πότε αναγνωρίζεται μια επιχειρηματική δαπάνη;

Το άρθρο 22 του Ν.4172/2013 θέτει τρεις βασικές προϋποθέσεις:

1. Η δαπάνη να πραγματοποιείται προς το συμφέρον της επιχείρησης ή στο πλαίσιο των συνήθων εμπορικών συναλλαγών της.
2. Να αντιστοιχεί σε πραγματική συναλλαγή, με αξία που ανταποκρίνεται στις συνθήκες της αγοράς.
3. Να καταχωρίζεται στα βιβλία της κατάλληλης περιόδου και να αποδεικνύεται με κατάλληλα δικαιολογητικά.

Παράλληλα, δεν πρέπει να εμπίπτει στις απαγορεύσεις του άρθρου 23 ή σε άλλους ειδικούς περιορισμούς.

Η ΠΟΛ.1113/2015 διευκρινίζει ότι η φορολογική αρχή δεν μπορεί γενικά να υποκαθιστά την επιχειρηματική κρίση ως προς τη σκοπιμότητα μιας δαπάνης, εκτός εάν προβλέπεται ειδικός περιορισμός.

Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν γίνεται έλεγχος. Σημαίνει ότι ελέγχονται η πραγματικότητα της συναλλαγής, η σύνδεσή της με την επιχείρηση και η τήρηση των νόμιμων προϋποθέσεων.

Δεν χρειάζεται κάθε επιχειρηματική δαπάνη να έχει αποφέρει κέρδος. Χρειάζεται όμως να έχει πραγματικό επιχειρηματικό σκοπό.

2. Άλλο έκπτωση δαπάνης και άλλο έκπτωση ΦΠΑ

Μια δαπάνη μπορεί να αναγνωρίζεται στη φορολογία εισοδήματος, χωρίς να παρέχεται δικαίωμα έκπτωσης του ΦΠΑ της.

Χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι τα συνήθη επιβατικά αυτοκίνητα ιδιωτικής χρήσης μέχρι εννέα θέσεων.

Οι πραγματικές επαγγελματικές δαπάνες τους μπορούν, υπό προϋποθέσεις, να αναγνωρίζονται στη φορολογία εισοδήματος.

Ωστόσο, ο Κώδικας ΦΠΑ προβλέπει κατά κανόνα περιορισμό στην έκπτωση του φόρου αγοράς, μίσθωσης, καυσίμων, επισκευής, συντήρησης και κυκλοφορίας τους, με συγκεκριμένες εξαιρέσεις.

Αντίστοιχοι περιορισμοί προβλέπονται για δαπάνες φιλοξενίας και ορισμένες δαπάνες στέγασης, τροφής και μετακίνησης προσωπικού ή εκπροσώπων.

Κάθε δαπάνη, λοιπόν, χρειάζεται δύο διαφορετικούς φορολογικούς ελέγχους.

3. Είκοσι πρακτικά παραδείγματα με αναλυτική τεκμηρίωση

1. Κινητό τηλέφωνο

Τι ισχύει: Η αγορά συσκευής και οι λογαριασμοί κινητής τηλεφωνίας μπορούν να αναγνωρίζονται όταν συνδέονται με την επαγγελματική δραστηριότητα.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Τιμολόγιο αγοράς ή παροχής υπηρεσιών.
• Σύμβαση σύνδεσης ή στοιχεία εταιρικού προγράμματος.
• Καταγραφή του εργαζομένου ή στελέχους που χρησιμοποιεί τη συσκευή.
• Περιγραφή της επαγγελματικής ανάγκης, όταν δεν προκύπτει από τα καθήκοντα του χρήστη.
• Εσωτερική πολιτική εταιρικών συσκευών, όπου είναι χρήσιμη.

Παράδειγμα: Εταιρεία διαθέτει κινητό στον υπεύθυνο πωλήσεων για επικοινωνία με πελάτες. Το εταιρικό πρόγραμμα, το τιμολόγιο και η ιδιότητα του εργαζομένου αποτελούν βασική τεκμηρίωση.

Εάν υπάρχει προσωπική χρήση, εξετάζονται ο κατάλληλος φορολογικός χειρισμός και ενδεχόμενη παροχή σε είδος.

Δεν απαιτείται αναλυτικός κατάλογος κάθε επαγγελματικής κλήσης.

2. Laptop και υπολογιστές

Τι ισχύει: Η αγορά αναγνωρίζεται όταν εξυπηρετεί τη δραστηριότητα της επιχείρησης. Εάν πρόκειται για πάγιο, εφαρμόζονται οι κανόνες φορολογικών αποσβέσεων.

Το άρθρο 24 προβλέπει δυνατότητα πλήρους απόσβεσης στο έτος απόκτησης για περιουσιακά στοιχεία με αποσβέσιμη αξία μικρότερη από 1.500 ευρώ. Η επιλογή αυτή μπορεί να δημιουργήσει διαφορά μεταξύ λογιστικής και φορολογικής βάσης, η οποία πρέπει να παρακολουθείται κατάλληλα.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Τιμολόγιο με περιγραφή εξοπλισμού.
• Καταχώριση στο μητρώο παγίων.
• Σειριακός αριθμός, όπου υπάρχει.
• Στοιχεία τμήματος ή εργαζομένου που χρησιμοποιεί τον εξοπλισμό.
• Αποδεικτικό παράδοσης, ιδιαίτερα όταν χρησιμοποιείται εκτός εγκαταστάσεων.
• Τεκμηρίωση της ανάγκης, όταν πρόκειται για ιδιαίτερα ακριβό ή εξειδικευμένο εξοπλισμό.

Παράδειγμα: Λογιστική εταιρεία αγοράζει πέντε laptop για τους συνεργάτες της. Τα τιμολόγια, το μητρώο παγίων και η αντιστοίχιση στους χρήστες δημιουργούν σαφή εικόνα.

3. Εταιρικό αυτοκίνητο

Τι ισχύει: Οι πραγματικές δαπάνες που συνδέονται με τη λειτουργία της επιχείρησης μπορούν να αναγνωρίζονται, με την επιφύλαξη ειδικών περιορισμών.

Πρέπει να εξετάζονται χωριστά η προσωπική χρήση, οι παροχές σε είδος και ο ΦΠΑ.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Τιμολόγιο αγοράς ή σύμβαση μίσθωσης.
• Άδεια κυκλοφορίας και στοιχεία οχήματος.
• Καταγραφή του προσώπου που χρησιμοποιεί το αυτοκίνητο.
• Απόφαση ή πολιτική παραχώρησης.
• Τιμολόγια συντήρησης, ασφάλισης και επισκευών.
• Στοιχεία επαγγελματικής χρήσης, ιδιαίτερα όταν αυτή δεν προκύπτει εύκολα από τη δραστηριότητα.

Παράδειγμα: Τεχνική εταιρεία διαθέτει όχημα σε τεχνικό που επισκέπτεται πελάτες. Οι εντολές εργασίας και τα στοιχεία επισκέψεων βοηθούν στην τεκμηρίωση.

Η εταιρική ιδιοκτησία του αυτοκινήτου δεν δημιουργεί αυτομάτως δικαίωμα έκπτωσης ΦΠΑ.

4. Καύσιμα

Τι ισχύει: Αναγνωρίζονται όταν αφορούν πραγματικές επαγγελματικές μετακινήσεις. Για τα συνήθη επιβατικά ΙΧ ισχύουν οι ειδικοί περιορισμοί ΦΠΑ.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Νόμιμα παραστατικά καυσίμων.
• Στοιχεία του οχήματος.
• Σύνδεση του οχήματος με την επιχειρηματική δραστηριότητα.
• Προγράμματα επισκέψεων, εντολές εργασίας ή δρομολόγια, όπου υπάρχουν.
• Έλεγχος της λογικής σχέσης κατανάλωσης και χρήσης.

Παράδειγμα: Εταιρεία διανομών διαθέτει τρία οχήματα. Τα παραστατικά, τα στοιχεία οχημάτων και τα δρομολόγια αποτελούν επαρκή βάση για τον έλεγχο της επαγγελματικής χρήσης.

Δεν χρειάζεται ξεχωριστή έκθεση για κάθε ανεφοδιασμό, όταν η χρήση τεκμηριώνεται ήδη επαρκώς.

5. Διόδια και στάθμευση

Τι ισχύει: Μπορούν να αναγνωρίζονται όταν συνδέονται με επαγγελματικές μετακινήσεις.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Αποδείξεις διοδίων και στάθμευσης.
• Ηλεκτρονικές καταστάσεις διελεύσεων.
• Στοιχεία οχήματος.
• Ημερομηνία και προορισμός μετακίνησης.
• Σύνδεση με επίσκεψη πελάτη, έργο ή επαγγελματική συνάντηση, εφόσον χρειάζεται.

Παράδειγμα: Στέλεχος μετακινείται από την Αθήνα στη Λαμία για συνάντηση με πελάτη. Η σχετική αλληλογραφία και οι αποδείξεις διοδίων υποστηρίζουν τον επαγγελματικό σκοπό.

6. Επαγγελματικό γεύμα με πελάτη

Τι ισχύει: Η φορολογική αναγνώριση εξαρτάται από τον πραγματικό χαρακτήρα της δαπάνης.

Ένα γεύμα εργασίας δεν αντιμετωπίζεται αυτομάτως με τον ίδιο τρόπο όπως μια ενημερωτική ημερίδα, μια εκδήλωση φιλοξενίας ή μια δαπάνη ψυχαγωγίας.

Το άρθρο 23 προβλέπει ειδικούς περιορισμούς για συγκεκριμένες κατηγορίες δαπανών σίτισης και διαμονής συμμετεχόντων σε ενημερωτικές συναντήσεις, ημερίδες και εορταστικές εκδηλώσεις. Για τις κατηγορίες αυτές εφαρμόζονται, υπό τις ειδικές προϋποθέσεις της διάταξης, τα όρια των 300 ευρώ ανά συμμετέχοντα και του 0,5% των ετήσιων ακαθάριστων εσόδων.

Τα όρια αυτά δεν αποτελούν γενικό κανόνα για κάθε επαγγελματικό γεύμα.

Οι δαπάνες ψυχαγωγίας έχουν χωριστή αντιμετώπιση, με την προβλεπόμενη εξαίρεση για επιχειρήσεις που έχουν ως κύριο αντικείμενο την παροχή υπηρεσιών ψυχαγωγίας.

Ο ΦΠΑ φιλοξενίας γενικά δεν εκπίπτει.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Νόμιμο παραστατικό.
• Ημερομηνία και τόπος.
• Επαγγελματική ιδιότητα ή εταιρεία συμμετεχόντων.
• Σύντομη περιγραφή του σκοπού.
• Πρόσκληση ή σχετική αλληλογραφία, όπου υπάρχει.
• Έλεγχος ειδικών περιορισμών, ανάλογα με τον χαρακτήρα της δαπάνης.

Παράδειγμα: Εκπρόσωποι δύο επιχειρήσεων συναντώνται για να συζητήσουν μια συνεργασία. Ένα σύντομο σημείωμα με ημερομηνία, εταιρείες και αντικείμενο συζήτησης ενισχύει την τεκμηρίωση.

Δεν χρειάζονται αναλυτικά πρακτικά της συζήτησης ούτε καταγραφή εμπιστευτικών πληροφοριών.

7. Επαγγελματικά ταξίδια

Τι ισχύει: Τα έξοδα μετακίνησης μπορούν να αναγνωρίζονται όταν εξυπηρετούν πραγματικές επιχειρηματικές ανάγκες.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Εισιτήρια και παραστατικά μεταφοράς.
• Πρόσκληση σε συνέδριο ή συνάντηση.
• Πρόγραμμα εκδήλωσης.
• Στοιχεία συμμετοχής.
• Επαγγελματική αλληλογραφία.
• Σύντομη αναφορά σκοπού, όπου είναι χρήσιμη.

Παράδειγμα: Διευθυντής πωλήσεων μεταβαίνει στη Θεσσαλονίκη για συνάντηση με νέο πελάτη. Η πρόσκληση, τα εισιτήρια και τα παραστατικά μετακίνησης τεκμηριώνουν τη συναλλαγή.

Εάν το ταξίδι συνδυάζεται με προσωπικές διακοπές, απαιτείται κατάλληλος διαχωρισμός των δαπανών.

8. Διαμονή σε ξενοδοχείο

Τι ισχύει: Η επαγγελματική διαμονή μπορεί να αναγνωρίζεται στη φορολογία εισοδήματος.

Η έκπτωση ΦΠΑ εξετάζεται χωριστά, καθώς υπάρχουν ειδικοί περιορισμοί για τη στέγαση προσωπικού και εκπροσώπων.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Τιμολόγιο διαμονής.
• Στοιχεία του προσώπου που διέμεινε.
• Ημερομηνίες άφιξης και αναχώρησης.
• Επαγγελματικός προορισμός.
• Σύνδεση με έργο, συνάντηση ή συνέδριο.
• Διαχωρισμός προσωπικών ημερών, εφόσον υπάρχουν.

Παράδειγμα: Μηχανικός παραμένει τρεις ημέρες σε άλλη πόλη για επίβλεψη έργου. Η σύμβαση έργου, το πρόγραμμα εργασιών και το τιμολόγιο διαμονής τεκμηριώνουν τη δαπάνη.

9. Συνδρομές λογισμικού

Τι ισχύει: Οι συνδρομές ERP, CRM, λογιστικών εφαρμογών και άλλων επαγγελματικών ψηφιακών υπηρεσιών μπορούν να αναγνωρίζονται.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Τιμολόγιο συνδρομής.
• Σύμβαση ή όροι υπηρεσίας.
• Στοιχεία εταιρικού λογαριασμού.
• Περίοδος συνδρομής.
• Επαγγελματική χρήση.
• Αποδεικτικά πληρωμής.
• Έλεγχος ΦΠΑ όταν ο προμηθευτής βρίσκεται στο εξωτερικό.

Παράδειγμα: Επιχείρηση πληρώνει ετήσια συνδρομή CRM. Το τιμολόγιο, η σύμβαση και η χρήση από το τμήμα πωλήσεων τεκμηριώνουν τον επιχειρηματικό σκοπό.

10. Διαφημίσεις σε Google και κοινωνικά δίκτυα

Τι ισχύει: Οι διαφημιστικές δαπάνες μπορούν να αναγνωρίζονται όταν αφορούν πραγματική επιχειρηματική προβολή και τηρούνται οι γενικές και ειδικές προϋποθέσεις.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Τιμολόγια διαφημιστικής πλατφόρμας.
• Στοιχεία εταιρικού λογαριασμού.
• Περίοδος καμπάνιας.
• Προϊόν ή υπηρεσία που προβάλλεται.
• Αντίγραφα ή αναφορές καμπάνιας.
• Αποδεικτικά πληρωμής.
• Έλεγχος υποχρεώσεων ΦΠΑ και τυχόν ειδικών τελών.

Παράδειγμα: Εταιρεία δαπανά 2.000 ευρώ για διαδικτυακή διαφήμιση. Το τιμολόγιο, η καμπάνια και η πληρωμή τεκμηριώνουν τη συναλλαγή.

Δεν απαιτείται η διαφήμιση να έχει αποφέρει συγκεκριμένο αριθμό πωλήσεων για να θεωρείται επιχειρηματική.

11. Δημιουργία ή αναβάθμιση ιστοσελίδας

Τι ισχύει: Ανάλογα με τη φύση της δαπάνης, μπορεί να πρόκειται για λειτουργικό έξοδο ή περιουσιακό στοιχείο που αποσβένεται.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Σύμβαση ανάθεσης.
• Περιγραφή εργασιών.
• Προσφορά και αποδοχή.
• Τιμολόγιο.
• Παραδοτέα και στοιχεία ολοκλήρωσης.
• Στοιχεία λειτουργίας της ιστοσελίδας.
• Διαχωρισμός αρχικής ανάπτυξης από συντήρηση και υποστήριξη.

Παράδειγμα: Επιχείρηση καταβάλλει 6.000 ευρώ για κατασκευή ηλεκτρονικού καταστήματος. Η σύμβαση, οι λειτουργικές προδιαγραφές και η παράδοση βοηθούν και στον ορθό λογιστικό χαρακτηρισμό.

12. Σεμινάρια και εκπαίδευση προσωπικού

Τι ισχύει: Αναγνωρίζονται όταν συνδέονται με τις ανάγκες της επιχείρησης.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Τιμολόγιο διοργανωτή.
• Πρόγραμμα εκπαίδευσης.
• Στοιχεία συμμετεχόντων.
• Βεβαίωση παρακολούθησης, όπου εκδίδεται.
• Σύνδεση με τα καθήκοντα ή τις ανάγκες της επιχείρησης.
• Έγκριση συμμετοχής, όπου υπάρχει.

Παράδειγμα: Λογιστική εταιρεία πληρώνει σεμινάριο για νέες φορολογικές υποχρεώσεις. Η επαγγελματική συνάφεια προκύπτει εύκολα από το αντικείμενο της εταιρείας.

13. Συνδρομές σε επαγγελματικούς φορείς

Τι ισχύει: Μπορούν να αναγνωρίζονται όταν σχετίζονται με την επαγγελματική δραστηριότητα και δεν υπάρχει ειδικός περιορισμός.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Νόμιμο παραστατικό συνδρομής.
• Στοιχεία φορέα.
• Επαγγελματικός χαρακτήρας συμμετοχής.
• Απόφαση εγγραφής ή ανανέωσης, όπου χρειάζεται.
• Αποδεικτικό πληρωμής.

Παράδειγμα: Επιχείρηση καταβάλλει συνδρομή σε κλαδικό σύνδεσμο που παρέχει επαγγελματική ενημέρωση και εκπροσώπηση. Η ιδιότητα μέλους και η σχέση του φορέα με τη δραστηριότητα αποτελούν βασικά στοιχεία.

14. Ενοίκιο επαγγελματικής στέγης

Τι ισχύει: Το ενοίκιο αναγνωρίζεται όταν αφορά πραγματική επαγγελματική εγκατάσταση και τηρούνται οι νόμιμες προϋποθέσεις.

Οι δαπάνες ενοικίων υπόκεινται σε ειδικό κανόνα εξόφλησης με ηλεκτρονικό μέσο πληρωμής ή μέσω παρόχου υπηρεσιών πληρωμών.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Ηλεκτρονικό μισθωτήριο.
• Στοιχεία διάρκειας και μισθώματος.
• Αποδεικτικά ηλεκτρονικής εξόφλησης.
• Σύνδεση ακινήτου με τη δραστηριότητα.
• Συμφωνία μισθωμάτων με τα βιβλία.
• Διαχωρισμός επαγγελματικής και προσωπικής χρήσης, εφόσον υπάρχει.

Παράδειγμα: Εταιρεία μισθώνει γραφείο με μηνιαίο μίσθωμα 1.200 ευρώ. Το μισθωτήριο, η χρήση του χώρου και οι ηλεκτρονικές πληρωμές αποτελούν τη βασική τεκμηρίωση.

15. Ρεύμα, νερό και τηλεπικοινωνίες

Τι ισχύει: Αναγνωρίζονται όταν εξυπηρετούν την επαγγελματική δραστηριότητα.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Λογαριασμοί παροχών.
• Στοιχεία επαγγελματικής εγκατάστασης.
• Μισθωτήριο ή άλλο δικαίωμα χρήσης.
• Αντιστοίχιση παροχής με τον χώρο.
• Αποδεικτικά πληρωμής, όπου απαιτούνται.
• Τεκμηριωμένη μέθοδος επιμερισμού σε μικτή χρήση.

Παράδειγμα: Επιχείρηση χρησιμοποιεί μέρος κατοικίας ως επαγγελματικό χώρο. Δεν είναι ορθό να μεταφέρονται αυτομάτως όλα τα οικιακά έξοδα στην επιχείρηση.

Απαιτείται έλεγχος της πραγματικής χρήσης και της εφαρμοστέας φορολογικής αντιμετώπισης.

16. Ασφαλιστικές εισφορές

Τι ισχύει: Εφαρμόζονται οι ειδικοί κανόνες ανά κατηγορία εισφορών.

Οι μη καταβληθείσες ασφαλιστικές εισφορές δεν εκπίπτουν κατά το άρθρο 23. Για εισφορές μη μισθωτών, εργοδοτών και λοιπές ειδικές περιπτώσεις απαιτείται έλεγχος του προσώπου που βαρύνεται με την εισφορά και του χρόνου φορολογικής αναγνώρισης.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Ασφαλιστικές καταστάσεις και ειδοποιητήρια.
• Αναλυτικές Περιοδικές Δηλώσεις, όπου εφαρμόζονται.
• Αποδεικτικά πληρωμής.
• Συμφωνία υποχρεώσεων και καταβολών.
• Έλεγχος της χρήσης φορολογικής αναγνώρισης.
• Διαχωρισμός εισφορών ανά κατηγορία ασφαλισμένου.

Παράδειγμα: Επιχείρηση έχει καταχωρίσει εργοδοτικές εισφορές αλλά δεν τις έχει καταβάλει. Χρειάζεται έλεγχος της φορολογικής τους αναγνώρισης, όχι απλή αποδοχή της λογιστικής εγγραφής.

17. Πρόστιμα και προσαυξήσεις

Τι ισχύει: Τα πρόστιμα και οι ποινές, συμπεριλαμβανομένων των προσαυξήσεων, δεν εκπίπτουν φορολογικά.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Πράξη επιβολής προστίμου ή σχετικό έγγραφο.
• Αποδεικτικό πληρωμής.
• Λογιστική καταχώριση.
• Ορθός χαρακτηρισμός για φορολογική αναμόρφωση.
• Συμφωνία ποσών με τη φορολογική δήλωση.

Παράδειγμα: Εταιρεία καταβάλλει πρόστιμο 2.000 ευρώ. Η πληρωμή καταχωρίζεται λογιστικά, αλλά δεν μειώνει τα φορολογητέα κέρδη.

18. Δώρα σε πελάτες

Τι ισχύει: Η φορολογική αντιμετώπιση εξαρτάται από τη φύση, την αξία και τον σκοπό της δαπάνης, καθώς και από τις ειδικές διατάξεις που εφαρμόζονται.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Τιμολόγιο αγοράς.
• Περιγραφή του είδους.
• Εμπορικός ή διαφημιστικός σκοπός.
• Στοιχεία σχετικής ενέργειας.
• Κατάσταση παραληπτών ή αποδεικτικά διανομής, όπου ενδείκνυται.
• Έλεγχος ειδικών κανόνων ΦΠΑ και δωρεάν διάθεσης αγαθών.

Παράδειγμα: Επιχείρηση διανέμει ημερολόγια με το λογότυπό της σε πελάτες. Το τιμολόγιο και η διαφημιστική ενέργεια τεκμηριώνουν τον σκοπό.

Διαφορετική αξιολόγηση μπορεί να χρειάζεται ένα ακριβό προσωπικό δώρο προς συγκεκριμένο πρόσωπο.

19. Ρούχα, στολές και υποδήματα

Τι ισχύει: Τα συνηθισμένα προσωπικά ρούχα δεν μετατρέπονται σε επαγγελματική δαπάνη επειδή φοριούνται στην εργασία.

Διαφορετική είναι η αντιμετώπιση ειδικών στολών και μέσων ατομικής προστασίας.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Τιμολόγιο αγοράς.
• Περιγραφή της ειδικής επαγγελματικής χρήσης.
• Κανονισμός εργασίας ή ασφάλειας.
• Κατάσταση εργαζομένων που παραλαμβάνουν τον εξοπλισμό.
• Στοιχεία υποχρεωτικής χρήσης, όπου υπάρχουν.
• Έλεγχος τυχόν προσωπικής ωφέλειας.

Παράδειγμα: Τεχνική εταιρεία αγοράζει προστατευτικά υποδήματα και κράνη. Η φύση της εργασίας και τα αποδεικτικά παράδοσης αποτελούν ισχυρή τεκμηρίωση.

20. Προσωπικά έξοδα από εταιρικό λογαριασμό

Τι ισχύει: Μια προσωπική αγορά δεν αναγνωρίζεται ως επιχειρηματική δαπάνη επειδή εξοφλήθηκε από την εταιρεία.

Ανάλογα με τα πραγματικά περιστατικά, μπορεί να απαιτείται αντιμετώπιση ως απαίτηση από μέτοχο ή διαχειριστή, παροχή σε είδος ή άλλη συναλλαγή.

Πώς τεκμηριώνεται:

• Έλεγχος πραγματικής αιτίας πληρωμής.
• Στοιχεία του προσώπου που ωφελήθηκε.
• Διαχωρισμός εταιρικών και προσωπικών συναλλαγών.
• Τυχόν επιστροφή ποσού στην εταιρεία.
• Κατάλληλη λογιστική καταχώριση.
• Έλεγχος συνεπειών στη φορολογία εισοδήματος και στον ΦΠΑ.

Παράδειγμα: Διαχειριστής πληρώνει οικογενειακή αγορά με εταιρική κάρτα. Η συναλλαγή πρέπει να αντιμετωπιστεί σύμφωνα με την πραγματική της φύση και όχι να χαρακτηριστεί αυθαίρετα επαγγελματικό έξοδο.

4. Η παγίδα των 500 ευρώ

Το άρθρο 23 προβλέπει ότι δαπάνες αγοράς αγαθών ή λήψης υπηρεσιών αξίας άνω των 500 ευρώ δεν εκπίπτουν όταν η εξόφλησή τους δεν πραγματοποιείται με τραπεζικό μέσο πληρωμής.

Για το συγκεκριμένο όριο λαμβάνεται υπόψη η καθαρή αξία της συναλλαγής, πριν από τον ΦΠΑ.

Παράδειγμα:

Μια επιχείρηση αγοράζει εξοπλισμό καθαρής αξίας 800 ευρώ και πληρώνει με μετρητά.

Ακόμη και εάν υπάρχει νόμιμο τιμολόγιο, δημιουργείται πρόβλημα φορολογικής αναγνώρισης λόγω του τρόπου εξόφλησης.

Πώς τεκμηριώνεται σωστά;

Κρατάμε το τιμολόγιο, το τραπεζικό αποδεικτικό, την αντιστοίχιση της πληρωμής με τη συγκεκριμένη υποχρέωση και, εάν υπάρχουν περισσότερες καταβολές, τη συνολική εικόνα της εξόφλησης.

Η κατάτμηση μιας ενιαίας συναλλαγής δεν παρακάμπτει το όριο.

Για μισθοδοσία και μισθώματα εφαρμόζονται χωριστές ειδικές απαιτήσεις ηλεκτρονικής εξόφλησης.

5. Πόσο κοστίζουν οι μη εκπιπτόμενες δαπάνες;

Ας υποθέσουμε ότι μια εταιρεία εμφανίζει λογιστικά κέρδη 100.000 ευρώ, αφού έχει ήδη καταχωρίσει δαπάνες 10.000 ευρώ που δεν αναγνωρίζονται φορολογικά.