ανάγνωση σε: 21 λεπτά
του Λάμπρου Μπέλεση – Πρόεδρος ΠΑΕΛΟ
Μιλάμε συχνά για τις αμοιβές των λογιστών.
Είναι χαμηλές; Είναι υψηλές; Πόσο πρέπει να χρεώνεται μια δήλωση, μια μισθοδοσία, ένα διπλογραφικό βιβλίο ή η μηνιαία παρακολούθηση μιας επιχείρησης;
Πριν όμως συζητήσουμε για την αμοιβή, υπάρχει ένα πολύ πιο απλό ερώτημα που κάθε λογιστικό γραφείο πρέπει να μπορεί να απαντήσει:
Πόσο κοστίζει πραγματικά μία ώρα λειτουργίας του γραφείου μας;
Και εδώ, κατά τη γνώμη μου, ξεκινά ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα του κλάδου.
Και εδώ νομίζω ότι πρέπει να κάνουμε πρώτα την αυτοκριτική μας ως κλάδος.
Πολλά λογιστικά γραφεία γνωρίζουν πολύ καλά το κόστος των πελατών τους, αλλά δεν γνωρίζουν με την ίδια ακρίβεια το δικό τους.
Ξέρουμε να υπολογίζουμε μικτό περιθώριο, εργατικό κόστος, αποσβέσεις, cash flow και break-even για μια επιχείρηση.
Όταν όμως έρχεται η ώρα να κοστολογήσουμε τη δική μας υπηρεσία, αρκετές φορές λειτουργούμε περισσότερο με την αγορά, τη συνήθεια ή το «πόσο χρεώνει ο διπλανός».
Δεν γίνεται να συμβουλεύουμε τον πελάτη μας να κοστολογεί σωστά και εμείς να μη γνωρίζουμε πόσο κοστίζει η δική μας ώρα.
Αυτό πρέπει να αλλάξει.
Η ώρα μας δεν είναι μόνο ο μισθός
Το πρώτο λάθος είναι να θεωρούμε ότι το κόστος μιας ώρας είναι απλώς ο μισθός του ανθρώπου που εκτελεί την εργασία.
Δεν είναι.
Μέσα σε κάθε ώρα λειτουργίας ενός λογιστικού γραφείου υπάρχουν:
- οι μισθοί,
- οι εργοδοτικές επιβαρύνσεις,
- το ενοίκιο,
- το ρεύμα,
- οι τηλεπικοινωνίες,
- τα λογιστικά προγράμματα,
- οι εφαρμογές μισθοδοσίας,
- οι συνδρομές,
- ο εξοπλισμός,
- η τεχνική υποστήριξη,
- η κυβερνοασφάλεια,
- η εκπαίδευση,
- οι ασφαλίσεις,
- οι εξωτερικοί συνεργάτες,
- η διοικητική υποστήριξη,
- και φυσικά ο χρόνος του ίδιου του επιχειρηματία.
Και εδώ γίνεται ένα δεύτερο σοβαρό λάθος.
Ο χρόνος του ιδιοκτήτη του λογιστικού γραφείου δεν είναι δωρεάν.
Εάν ο επιχειρηματίας εργάζεται δέκα ή δώδεκα ώρες την ημέρα και στο τέλος θεωρεί ότι ό,τι περισσεύει είναι «κέρδος», η εικόνα είναι λανθασμένη.
Πρώτα πρέπει να κοστολογηθεί η εργασία του.
Και μετά να υπολογιστεί το επιχειρηματικό κέρδος.
Άλλο αμοιβή για την εργασία.
Άλλο απόδοση του κεφαλαίου και του επιχειρηματικού κινδύνου.
Δεν είναι όλες οι ώρες παραγωγικές
Υπάρχει όμως και ένα ακόμη σημαντικότερο σημείο.
Ένας εργαζόμενος μπορεί θεωρητικά να βρίσκεται στο γραφείο 160 ώρες τον μήνα.
Αυτό δεν σημαίνει ότι το γραφείο μπορεί να τιμολογήσει 160 ώρες.
Υπάρχουν τηλεφωνήματα.
Emails.
Εσωτερικές συναντήσεις.
Εκπαίδευση.
Ενημέρωση για νέους νόμους.
Έλεγχος πλατφορμών.
Διορθώσεις.
Οργάνωση αρχείων.
Επικοινωνία με υπηρεσίες.
Χρόνος που χάνεται όταν ένα σύστημα δεν λειτουργεί.
Άδειες και απουσίες.
Και φυσικά η καθημερινή διοίκηση του γραφείου.
Άρα το πραγματικό κόστος πρέπει να διαιρεθεί όχι με τις θεωρητικές ώρες εργασίας, αλλά με τις πραγματικά παραγωγικές και αξιοποιήσιμες ώρες.
Εκεί αλλάζει όλη η εικόνα.
Ένα απλό παράδειγμα
Ας πάρουμε ένα υποθετικό λογιστικό γραφείο.
Συνολικό μηνιαίο κόστος προσωπικού, εργοδοτικών επιβαρύνσεων, ενοικίου, λογισμικού, εξοπλισμού, τηλεπικοινωνιών, εκπαίδευσης και λοιπών λειτουργικών δαπανών:
12.000 ευρώ τον μήνα.
Ας υποθέσουμε ότι, αφού αφαιρεθεί ο μη παραγωγικός χρόνος, το γραφείο έχει συνολικά περίπου 600 ώρες πραγματικής παραγωγικής δυναμικότητας τον μήνα.
Η αριθμητική είναι απλή:
12.000 / 600 = 20 ευρώ ανά παραγωγική ώρα.
Αυτά τα 20 ευρώ όμως δεν είναι η τιμή πώλησης, αλλά το σημείο στο οποίο το γραφείο καλύπτει το κόστος του.
- Δεν έχουμε ακόμη βάλει επιχειρηματικό κέρδος.
- Δεν έχουμε βάλει αποθεματικό.
- Δεν έχουμε βάλει το κόστος επένδυσης για την επόμενη ημέρα.
- Δεν έχουμε υπολογίσει το ρίσκο.
Άρα μια υπηρεσία που κοστολογείται με πραγματικό κόστος 20 ευρώ την ώρα δεν μπορεί λογικά να πωλείται 20 ευρώ την ώρα.
Γιατί τότε το γραφείο δεν είναι επιχείρηση. Απλώς καλύπτει τα έξοδά του.
Και τώρα ας δούμε τον πελάτη
Εδώ βρίσκεται το πραγματικά ενδιαφέρον σημείο.
Ένας πελάτης μπορεί να πληρώνει, για παράδειγμα, 150 ευρώ τον μήνα.
Με μια πρώτη ματιά μπορεί να θεωρούμε ότι η αμοιβή είναι ικανοποιητική.
Αν όμως για τον συγκεκριμένο πελάτη καταναλώνονται κατά μέσο όρο:
- δύο ώρες για λογιστική παρακολούθηση,
- μία ώρα για myDATA και συμφωνίες,
- μία ώρα για μισθοδοσία,
- μία ώρα για τηλεφωνήματα και συμβουλές,
- μισή ώρα για δηλώσεις και διάφορες υποχρεώσεις,
- και επιπλέον χρόνος μέσα στο έτος για κλείσιμο, φορολογικές δηλώσεις, ελέγχους και έκτακτες εργασίες,
τότε πρέπει να δούμε την ετήσια πραγματική κατανάλωση χρόνου.
Γιατί μπορεί τελικά ο πελάτης των 150 ευρώ να καταναλώνει χρόνο αξίας 200 ή 250 ευρώ τον μήνα.
Και τότε δεν έχουμε χαμηλό κέρδος. Έχουμε ζημία.
Απλώς δεν την έχουμε μετρήσει.
Τα «πέντε λεπτά» που γίνονται ώρες
Υπάρχει και ένα ακόμη θέμα που γνωρίζει πολύ καλά κάθε λογιστής.
«Μια μικρή ερώτηση» , «Μόνο ένα τηλέφωνο», «Στείλε μου μια βεβαίωση», «Δες λίγο αυτό το email», «Κοίταξε αν χρωστάω», «Τσέκαρε μια σύμβαση».
Καθεμία από αυτές τις εργασίες χρειάζεται χρόνο.
Όταν όμως πολλαπλασιαστούν επί δεκάδες ή εκατοντάδες πελάτες, δημιουργούν τεράστιο χρόνο εργασίας.
Και αυτός ο χρόνος έχει κόστος.
Το γεγονός ότι μια υπηρεσία δεν τιμολογήθηκε ξεχωριστά δεν σημαίνει ότι ήταν δωρεάν για το γραφείο.
Κάποιος την πλήρωσε. Και πολύ συχνά αυτός ήταν το ίδιο το λογιστικό γραφείο.
Η τιμή δεν πρέπει να βασίζεται μόνο στον αριθμό των παραστατικών
Για πολλά χρόνια η κοστολόγηση βασίστηκε σε απλά μεγέθη.
Πόσα τιμολόγια έχει ο πελάτης.
Πόσους εργαζομένους.
Απλογραφικά ή διπλογραφικά.
Σήμερα αυτό δεν αρκεί.
Δύο επιχειρήσεις με τον ίδιο αριθμό παραστατικών μπορεί να απαιτούν εντελώς διαφορετικό χρόνο.
Η μία μπορεί να είναι πλήρως οργανωμένη, να στέλνει σωστά στοιχεία, να έχει καλή εσωτερική λειτουργία και ελάχιστες αποκλίσεις.
Η άλλη μπορεί να χρειάζεται καθημερινές διορθώσεις, συνεχείς επικοινωνίες, ελέγχους myDATA, υποστήριξη προσωπικού και διαρκή καθοδήγηση.
Άρα η αμοιβή πρέπει να λαμβάνει υπόψη όχι μόνο τον όγκο αλλά και την πολυπλοκότητα και τον πραγματικό χρόνο εξυπηρέτησης.
Πρέπει να μάθουμε να λέμε τι περιλαμβάνει η αμοιβή
Εδώ χρειάζεται και μια αλλαγή επαγγελματικής κουλτούρας.
Ο πελάτης πρέπει να γνωρίζει τι αγοράζει.
Η μηνιαία αμοιβή τι περιλαμβάνει;
Τήρηση βιβλίων;
Μισθοδοσία;
ΦΠΑ;
myDATA;
Συμβουλευτική;
Ετήσιο κλείσιμο;
Δηλώσεις;
Υποστήριξη σε έλεγχο;
Έκτακτες εργασίες;
Όσο πιο ασαφής είναι η συμφωνία, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα η αμοιβή να μην ανταποκρίνεται τελικά στην εργασία.
Δεν χρειάζεται να τιμολογούμε κάθε τηλεφώνημα.
Χρειάζεται όμως να γνωρίζουμε εμείς πόσο χρόνο καταναλώνει κάθε πελάτης και τι υπηρεσίες πραγματικά του παρέχουμε.
Δεν υπάρχει βιώσιμο γραφείο χωρίς κέρδος
Υπάρχει μερικές φορές στον κλάδο μια περίεργη αντίληψη ότι η συζήτηση για την αμοιβή είναι σχεδόν κάτι κακό.
Δεν είναι.
Το λογιστικό γραφείο είναι επιχείρηση.
Πρέπει να πληρώνει σωστά τους ανθρώπους του.
Να επενδύει σε τεχνολογία.
Να εκπαιδεύεται.
Να προστατεύει τα δεδομένα του.
Να οργανώνεται.
Και φυσικά να έχει κέρδος.
Χωρίς κέρδος δεν υπάρχει βιώσιμη επιχείρηση. Και χωρίς βιώσιμα λογιστικά γραφεία δεν μπορεί να υπάρχει ποιοτική φορολογική και οικονομική υποστήριξη της αγοράς.
Άρα πριν συζητήσουμε για το αν μια αμοιβή είναι υψηλή ή χαμηλή, πρέπει να ξέρουμε το πραγματικό κόστος.
Αυτό είναι το πρώτο βήμα.
Να μετρήσουμε τις ώρες μας.
Να μετρήσουμε τις πραγματικές μας δαπάνες.
Να κοστολογήσουμε και τον χρόνο του επιχειρηματία.
Να δούμε πόσο χρόνο καταναλώνει κάθε πελάτης.
Και μετά να αποφασίσουμε ποια αμοιβή είναι πραγματικά βιώσιμη.
Γιατί τελικά υπάρχει μία πολύ απλή αλήθεια:
Αν δεν γνωρίζουμε πόσο κοστίζει η ώρα μας, δεν μπορούμε να γνωρίζουμε αν η αμοιβή μας είναι σωστή.
Και όταν παρέχουμε μια υπηρεσία κάτω από το πραγματικό της κόστος, δεν κάνουμε καλύτερη τιμή στον πελάτη.
Επιδοτούμε εμείς τον πελάτη μας.